Accounts Payable Manager NUMÉRO DE POSTE: 434361
Location: NYC
Seeking a detail-oriented and proactive Accounts Payable Manager to oversee the timely and compliant processing of expense payments for 200 federal, state, city, and local government grants and contracts. This role will involve reviewing, refining, and implementing procedures to ensure accurate financial reporting and compliance with all regulations and internal controls. The Accounts Payable Manager will also supervise a team of accounts payable clerks, work closely with finance leadership, and collaborate with various internal and external stakeholders.
Key Responsibilities:
- Review, refine, and implement procedures for the timely and compliant processing of expense payments related to the Center's various grants and contracts.
- Partner with the finance leadership team to develop and enforce internal controls, policies, and procedures for accounts payable operations.
- Build and maintain strong relationships with staff, vendors, and other external partners, ensuring timely resolution of information requests.
- Supervise and mentor a team of accounts payable clerks, fostering a culture of accountability, continuous improvement, and professional development.
- Produce, review, and distribute monthly, quarterly, and annual accounts payable reports to ensure accurate financial reporting.
- Provide financial insights to support decision-making and ensure compliance with grant and contract requirements.
- Review monthly accounting close and flag inconsistencies or discrepancies as necessary.
- Oversee the efficient processing of vendor payments, ensuring adherence to payment terms and compliance with all regulations.
- Establish and maintain accurate vendor records in the financial system, ensuring proper classification and data integrity.
- Maintain a strong financial control environment by ensuring compliance with the Center’s policies and government regulations.
- Implement corrective actions when errors or deviations from policies are identified.
- Ensure accurate recording of payables and cash disbursements in the financial system, and continuously monitor for errors or discrepancies.
- Review and recommend process improvements to increase efficiency, reduce errors, and maintain compliance with regulatory and audit requirements.
- Assist with additional finance-related tasks as needed.
Qualifications:
- Bachelor’s degree in Accounting, Finance, or a related field.
- Proven experience in accounts payable, accounting, or finance, with at least 3-5 years of experience in a supervisory role.
- Knowledge of financial systems and software, with the ability to analyze and maintain data accuracy.
- Strong understanding of government grants, contracts, and compliance regulations.
- Excellent communication, interpersonal, and relationship-building skills.
- Ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment.
- Strong attention to detail and problem-solving skills.
- Commitment to fostering a culture of continuous improvement and professional development.
Qualifications:
- A Bachelor's degree in Accounting, Finance, Business, or a related field, along with 5-7 years of experience in nonprofit and/or government accounting, including managing grants and contracts, compliance, and reporting, is required.
- Experience with Coupa and NetSuite is a plus.
- Advanced Excel skills, including proficiency in data analysis and financial modeling, are essential.
- Proven experience managing and mentoring a team, with the ability to delegate tasks effectively, provide constructive feedback, and drive performance in a fast-paced, deadline-driven environment.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.