Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 434839
Job Description
The Accounts Payable Specialist provides both administrative and financial support in a corporate environment by processing accounts payable transactions and monitoring payment processing to make sure that the department operates smoothly, accurately, and efficiently.
Essential Position Functions:
• Maintains and monitors the listing of accounts payable.
• Maintain files and documentation thoroughly and accurately, in accordance with company policy and accepted accounting practices.
• Ensures the ready availability of financial documentation.
• Reviews and matches vendor invoices to purchase orders.
• Review vendor aging report and resolve outstanding items.
• Prioritize invoices according to cash discount potential and payment terms.
• Collects and verify invoices, bills, and checks by performing pre-audits to ensure both accuracy and appropriateness prior to payment.
• Corresponds with vendors and maintains updated vendor profiles.
• Corresponds with Purchasing Buyers and Operations Managers to resolve purchase order and invoice discrepancies.
• Tracks expenses, processes expense reports, and prepares analyses of accounts.
• Reconcile vendor statements, research, and correct discrepancies.
• Monitors vendor account balances and related financial activity.
• Enters invoices into ERP system(s).
• Process payment requests.
Education and/or Experience:
• High school diploma or GED required.
• 2 years Accounts Payable experience.
• Must have strong work ethics, be well organized and a self-starter.
• Must be able to follow standard filing procedures.
• Detail oriented, professional attitude, reliable.
• Proficient in Excel, Word, and 10-key by touch.
• Ability to type 60-65 wpm with accuracy.
• Possess strong organizational and time management skills.
• Strong problem-solving skills, basic accounting principles knowledge, documentation skills, research and resolution skills, data analysis and multi-tasking skills.
• Thorough knowledge of applicable accounts payable/general ledger systems and procedures, financial chart of accounts and corporate procedures.
• Ability to communicate effectively verbally and in writing.
• Ability to interact with employees and vendors in a professional manner.
• Ability to work independently and with a team in a fast-paced and high-volume environment with emphasis on accuracy and timeliness.
• Ability to quickly perform mathematical computations such as percentages, fractions, addition, subtraction, multiplication, and division.
• Must have intermediate Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) skills.
• Must be able to efficiently use a Windows-based computer.
• Ability to prioritize and complete assignments accurately and in a timely manner.
• Able to effectively handle multiple priorities with a strong attention to detail in a fast-paced environment.
• Strong interpersonal, organizational, oral and written communications skills.
• Must be able to read and communicate in English, for safe and effective performance of the job and business operations.
• Must be able to work alone, and with a team.
• Must be able to pass a drug screen and criminal background check.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.