Office Manager / Accounting Specialist NUMÉRO DE POSTE: 434961
Senior Accountant & Office Manager
Seeking a highly organized and detail-oriented professional to join our team as a Senior Accountant & Office Manager. This dual-role position combines advanced accounting expertise with office management responsibilities, making it ideal for someone who thrives in a dynamic and collaborative environment. The successful candidate will oversee financial and accounting functions (including overseeing an India-based accounting and reporting group), ensure compliance with accounting standards, provide timely and accurate accounting and management reporting, and manage day-to-day office functions to ensure smooth business operations. This position reports directly to the CFO.
Key Responsibilities:
Accounting and Financial Management
• Prepare, review, and analyze financial statements, ensuring accuracy and compliance with GAAP or cash basis accounting as applicable
• Manage the monthly, quarterly, and annual closing processes, including reconciliations and journal entries, along with attention to classing and account coding
• Oversee accounts payable and receivable, compliance filings, and tax filings
• Develop and monitor budgets, forecasts, and financial plans
• Provide management reports that assess the performance of the two businesses
• Provide ongoing cost accounting analysis to insure proper pricing at both businesses
• Perform variance analysis and provide actionable insights to senior management
• Ensure compliance with local, state, and federal tax regulations
• Develop and maintain standard operating procedures (SOPs) for different aspects of the two businesses. SOPs are housed in a shared Google Drive so that they’re accessible to others who need access to them.
• Assist in managing relationships with external auditors, tax advisors, and other financial consultants
Office Management
• Manage the day-to-day office operations, including vendor and tenant relationships, external inquiries, ordering various supplies for the facility, and internal coordination
• Serve as the primary point of contact for office-related inquiries and problem
Oversee accounting and administrative staff based in Ahmedabad, India, including hiring, training, and performance reviews as needed
• Manage company policies, procedures, and documentation with assistance from staff
• Assist in planning company events, meetings, and other activities
Cross-Functional Support
• Support senior leadership at each business with financial reporting and operational analysis
• Clearly communicate with staff at all levels and at different businesses
• Identify opportunities to improve efficiency in both accounting and operations
Qualifications
• Education: Bachelor’s degree in Accounting, Finance, or a related field. CPA or equivalent certification is preferred
• Experience: Minimum of 5-7 years of progressive accounting experience, with at least 2 years in a senior role. Previous experience in office management or administration is a plus.
Skills:
o Strong knowledge of accounting principles, financial reporting, and sales tax, with working knowledge of tax regulations
o Proficiency in accounting software (preferably QuickBooks) and advanced Excel skills
o Excellent organizational and time management skills
o Strong leadership and interpersonal abilities to manage staff, vendor, and tenant relationships
o Detail-oriented with the ability to multitask and prioritize tasks effectively
Key Attributes for Success:
• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information
• A proactive mindset and problem-solving attitude
• Strong communication skills to interact with internal teams and external stakeholders
• Adaptability to thrive in a dual-role environment that combines strategic thinking and operational tasks
Compensation and Benefits:
• Competitive salary commensurate with experience, plus bonuses
• Comprehensive benefits package, including health insurance, 401(k) plan with company match, life insurance, and paid time off
• Professional development opportunities to support career growth
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.