Store Administrator NUMÉRO DE POSTE: 435520
Job Purpose
The Store Administrator provides essential administrative support to the corporate office and store locations. This role focuses on processing accounts payable for licenses and permits, maintaining tracking logs, and supporting smooth operational processes. Success in this position requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to handle multiple tasks effectively.
Duties and Responsibilities
The responsibilities of the Store Administrator include, but are not limited to:
Administrative and Operational Support
- Act as a liaison between store operations and the corporate office.
- Track and coordinate payments for store licenses, permits, and local compliance fees (e.g., environmental, hazardous waste, and testing requirements).
- Maintain and update detailed logs for licenses, permits, services, and compliance deadlines.
- Process and log service requests for utilities, including phones, internet, and waste management.
- Track and coordinate fire inspection and testing invoices.
Advertising and Reimbursements
- Prepare advertising reimbursement requests and process related payments.
- Support advertising operations, ensuring timely submissions and updates.
File and Calendar Management
- Develop and maintain an organized filing system for store documentation.
- Prepare and distribute monthly operational calendars.
General Office Support
- Act as a backup for reception duties and cross-train with other departments as needed.
- Assist with general office or accounting projects as assigned.
- Adhere to company policies, procedures, and safety standards.
Qualifications
- High school diploma or equivalent required.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).
- Strong arithmetic skills for basic calculations (addition, subtraction, multiplication, division).
- Excellent organizational and multitasking abilities.
- Solid written and verbal communication skills.
- Professional demeanor with a customer service-oriented attitude.
- Resourcefulness and the ability to proactively resolve issues.
- Timeliness and reliability.
Working Conditions
- Fast-paced office environment.
- Occasional need to work under tight deadlines or extended hours, including weekends.
Physical Requirements
- Regularly required to sit, use hands for tasks, and communicate effectively.
- Occasionally required to stand, walk, stoop, kneel, crouch, or crawl.
- Must frequently lift/move up to 10 pounds and occasionally up to 25 pounds.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.