Donor Database Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 308037
Client: Non Profit Organization
Title: Gift Processing/Database Coordinator
Contract to Hire
Hybrid-3 days a week onsite 2 days from home
Payrate: $28/hr-$33/hr
Location: Manhattan, NYC
Donor Database Coordinator
Position Overview
The Donor Database Coordinator plays a critical role in supporting donor management, gift processing, database administration, and development operations. This position is responsible for ensuring the accurate and timely processing of gifts, pledges, donor records, acknowledgments, and reporting.
The Donor Database Coordinator serves as a key resource for the organization's fundraising database, with primary responsibility for data integrity, reporting, queries, donor communications, and operational support for fundraising initiatives.
Key Responsibilities
Donor & Gift Processing
- Serve as the in-house resource for Raiser's Edge NXT, ensuring the accuracy, integrity, and confidentiality of donor and gift data.
- Process gifts and pledges daily, including batch creation, posting to Financial Edge, and generating acknowledgments and receipts.
- Create and maintain constituent records, including relationships, notes, attributes, and demographic information.
- Identify and resolve duplicate records and make gift adjustments as needed.
- Review supporting documentation for gift batches, apply appropriate program coding, and coordinate with Accounting on financial review and approvals.
- Upload and maintain relevant documentation within donor records.
- Conduct regular database hygiene and quality-control audits, including deduplication, address updates, and record cleanup.
- Develop and manage queries, reports, and exports to support campaigns, mailings, events, and fundraising analytics.
- Oversee donor acknowledgment processes, including mail merges, tribute cards, personalized correspondence, and inquiry responses.
- Support tracking and reporting of donor engagement, campaign performance, and fundraising metrics.
- Provide training and guidance to staff on Raiser's Edge NXT functionality, data standards, and best practices.
- Document database procedures and contribute to a centralized knowledge base of processes and workflows.
- Partner with Finance to support accurate monthly revenue reconciliation.
Development Operations & Fundraising Support
- Manage the moves-management system, including weekly pipeline updates and prospect assignments.
- Support direct mail and email campaigns by developing accurate mailing lists and donor segments.
- Produce donor correspondence, including acknowledgment letters, receipts, invoices, renewal notices, and pledge reminders.
- Collaborate with internal teams to support donor-facing materials, including impact reports, gift agreements, newsletters, appeals, and other communications.
- Conduct prospect research to help identify and qualify potential major gift opportunities, including assessing philanthropic interests and giving capacity.
- Utilize internal and external data sources and research tools to support prospect identification and prioritization.
- Support fundraising events through RSVP management, guest-list coordination, and post-event follow-up.
- Regularly review and enhance donor acknowledgment and stewardship communications.
- Provide general operational support to the Development team as needed.
Qualifications
Required
- 3-5 years of experience in nonprofit development operations, fundraising administration, database management, or a related field.
- Experience working with fundraising databases; proficiency with Raiser's Edge preferred, with Raiser's Edge NXT strongly desired.
- Demonstrated experience with data entry, database queries, reporting, and data quality management.
- Strong attention to detail and commitment
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.