Operations Associate NUMÉRO DE POSTE: 438420
Statement Production & Client Service Support:
Oversee quarterly client statement production cycle in accordance with quarter-specific deadlines, including:
- Run statement tasks, transfer files to SharePoint for PM/PA review and maintain statement trackers for both prelim and final statement production.
- Investigate and clear client, reporting group, or account set up issues that create statement issues and assist with financial data review for resolution of performance related issues.
- Ensure mail/electronic statements are delivered and/or posted and coordinate with Marketing and Communications team as needed.
- Reconcile statements produced with statements expected to ensure all clients that should receive a statement, do.
- Track all post run statement issues to resolution.
Weekly book value reconciliation between the client’s portfolio management system and the custodian:
- Research and resolve differences for all client security positions.
- Post correcting entries in Harmony or on NBIN systems, as applicable.
- SLA to clear all breaks within 5 days.
- Review ACB of NPT146 against CWFS reports, in February (for December 31st of previous year) and September (for August yearend) so support the annual T5013 tax filing process.
- Liaise with CWFS to post correcting entries in Harmony or CWFS systems, as applicable.
- Review all nonresident clients to ensure accurate tax residency data in Harmony and to ensure correct Part XIII tax has been deducted throughout the year.
- Ensure all investor addresses and tax identification numbers are accurately maintained.
- Provide data to CWFS in February for production of T3 and T5013 slips.
- Circulate account/group audit reports to administration team, monitor to ensure appropriate actions taken and quarterly signoff received from each portfolio administrator.
- Maintain blended benchmark data for clients with updated IPS.
- Provide backup coverage for daily NBIN importer, pricing and reconciliations.
- Provide assistance, where able, on monthly Fund custody reconciliations.
- Complete daily financial data reconciliation between Salesforce and Harmony.
- Monitor NBIN SFTP site to transfer various reports and communicate availability to administrative team.
- Support team on special projects as needed
About You
- 1-3 years of experience in reconciliation work, specifically in the securities industry.
- Basic understanding of equity and fixed income markets, securities transaction flows, how the cost of an asset is maintained and tax knowledge of capital gain/loss reporting.
- Successful completion of the Canadian Securities Course, or willingness to enroll and successfully complete in the first year of employment.
- High attention to detail, with ability to keep excellent notes for proper audit trails.
- Multitasker with exceptional organization skills, able to manage shifting priorities and competing deadlines.
- Motivated self-starter who also collaborates effectively within a team.
- Proficient in Excel, experience with Harmony CRM
$80,000 – $85,000
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote # 438420
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.