Operations & Office Support Manager NUMÉRO DE POSTE: 308454
Position Summary
The Operations and Office Support Manager is responsible for overseeing the daily administrative and operational functions of a small law firm. This role ensures the office runs efficiently by managing administrative duties, supporting attorneys, overseeing billing and client service processes, and maintaining compliance with firm policies. The ideal candidate is highly organized, professional, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities with a focus on quality work.
Key Responsibilities
Client Service & Attorney Support
- Ensure exceptional client service and professional communication.
- Manage client intake processes and maintain confidentiality.
- Coordinate attorney calendars, meetings, court dates, filing deadlines/court dates and take detailed notes of any correspondence.
- Calendar deadlines, meetings, and hearings, and assist attorneys with calendar management.
- Prepare template legal documents, written correspondence, and pleadings under attorney direction and supervision.
- Witness and/or notarize legal documents and affidavits.
- Review draft documents, emails, and pleadings for grammatical and formatting errors under attorney direction and supervision.
Office Operations
- Manage day-to-day office operations and administrative functions.
- Ensure the office is organized, efficient, and operating smoothly.
- Coordinate office maintenance and source, equipment, and office supplies.
- Develop and maintain office procedures and workflows.
- Oversee file management, document retention, and recordkeeping processes.
- Foster a positive and professional workplace culture.
Financial Administration
- Support billing, invoicing, and collections processes.
- Coordinate accounts payable and accounts receivable activities.
- Work with external accountants or bookkeepers regarding payroll and financial reporting.
- Utilize firm management and billing software to manage client accounts.
Compliance & Risk Management
- Maintain confidentiality of sensitive client and firm information.
- Manage insurance renewals, business licenses, and vendor contracts.
- Support implementation and maintenance of legal practice management systems.
Qualifications
- Associate's or Bachelor's degree preferred; equivalent experience considered.
- 3 years of office management, operations, or administrative leadership experience.
- Advanced proficiency with Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) and Adobe PDF.
- Prior experience in a law firm, legal services environment, or professional services setting preferred but not required.
- Knowledge of billing systems, payroll processes, and office administration.
- Strong organizational, multitasking, and problem-solving skills.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Ability to maintain discretion and handle confidential information.
- Status as an active Notary Public is helpful but not required.
Preferred Skills
- Experience managing vendor relationships and facility operations.
- Knowledge of HR administration and employee onboarding.
- Strong customer service and client relationship management skills.
- Ability to work independently and prioritize among multiple tasks.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.