Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 440447
Role: Executive Assistant/Office Manager
Payrate: $38/hr -$40/hr
1 -2 month contract with potential of extension and conversion
Hybrid 3 days onsite (depending on C-Suite schedule)
Location: Rye, NY
Top Skills:
-Calendar management
-booking travel
-gatekeeping
**Financial Services industry is highly preferred
Responsibilities:
-
Executive Support:
- Manage and maintain the executive's complex calendar, including scheduling meetings, appointments, and travel arrangements (domestic and international).
- Prepare and organize meeting materials, presentations, and reports.
- Handle confidential information with discretion and professionalism.
- Manage executive's correspondence, including drafting emails, letters, and other communications.
- Screen and prioritize incoming calls and visitors.
- Process expense reports and manage reimbursements.
- Act as a liaison between the executive and internal/external stakeholders.
- Anticipate the executive’s needs and proactively address them.
-
Office Management:
- Oversee the daily operations of the office, ensuring a smooth and efficient workflow.
- Manage office supplies, equipment, and vendor relationships.
- Negotiate contracts and manage office-related expenses.
- Coordinate office maintenance and repairs.
- Implement and maintain office policies and procedures.
- Manage incoming and outgoing mail and deliveries.
- Organize and maintain office files and records.
- Assist with onboarding new employees.
- Plan and execute office events and meetings.
- Ensure a safe, clean, and organized office environment.
Qualifications:
- Bachelor's degree preferred.
- Minimum of 5-7 years of experience as an Executive Assistant, preferably in the financial services industry.
- Proven experience managing complex calendars and travel arrangements.
- Strong proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellent communication, interpersonal, and organizational skills.
- Ability to multitask and prioritize effectively in a fast-paced environment.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Ability to work independently and as part of a team.
- Proactive and resourceful problem-solver.
- Ability to maintain confidentiality.
- Experience with office management responsibilities.
Benefits:
- Competitive salary and benefits package.
- Opportunity to work in a dynamic and challenging environment.
- Exposure to senior leadership within a well-respected organization.
- Potential for growth and development.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.