Executive Assistant/Board Liasion NUMÉRO DE POSTE: 308633
Client: Financial Services Organization
Role: Executive Assistant/Board Liaison
Payrate: $38/hr-$45/hr
Contract until Early May
Hybrid 4-5 days onsite with monthly board meetings once a month
Location: Rye, NY
Role Overview
We are seeking an exceptionally organized, proactive, and discreet Executive Assistant & Board Liaison to support our Chief Executive Officer and Board of Directors.
In this high-visibility position, you will manage executive operations and serve as the central point of contact for a 13 to 14-member governing Board. This role demands sharp organizational acumen, polished communication skills, and the independent judgment required to navigate complex governance and executive workflows in a fast-paced environment.
What You'll Do
Board Governance & Logistics
- Meeting Lifecycle: Direct the scheduling, agenda preparation, document distribution, and minute-taking for all Board and committee meetings (virtual and in-person).
- Board Relations: Serve as the primary administrative bridge between executive leadership, committee chairs, and 13–14 Board members.
- Portal Management: Administer the board management platform (OnBoard), ensuring strict data accuracy, timely document uploads, and appropriate user permissions.
- Compliance & Records: Maintain official board records, bylaws, policies, and regulatory compliance documents. Track required training and ensure proper legal/management reviews.
- Subcommittee Support: Manage administrative needs (scheduling, travel, documentation) for task forces and key committees, including Supervisory, Governance, Finance, Compensation, and Strategic Planning.
- Onboarding & Education: Facilitate Board member onboarding, coordinate educational opportunities, and track ongoing fiduciary/governance training.
Executive Office Operations
- Calendar & Travel: Manage complex calendar scheduling, travel itineraries, and daily logistics for the CEO.
- Event Execution: Plan and execute on-site logistics for board retreats, strategic planning sessions, and annual meetings, overseeing venue sourcing, catering, contracts, and AV needs.
- Executive Communications: Draft, proofread, and prepare confidential correspondence, board decks, reports, and executive presentations.
- Financial Administration: Process expense reports, vendor invoices, Statements of Work (SOWs), and corporate card reconciliations in alignment with organizational guidelines.
- Special Projects: Lead or assist with priority strategic projects assigned directly by the CEO.
Who You Are
- Experience: Demonstrated experience supporting C-suite executives and/or serving as a Board Liaison. Experience within financial services, banking, or credit unions is strongly preferred.
- Work Arrangement: Available to work on-site in Rye, NY, with flexibility for occasional overnight travel as needed.
- Education: High School Diploma or equivalent required (Bachelor’s degree preferred).
- Technical Skills: Highly proficient in Microsoft Office Suite, virtual meeting tools (Zoom, Teams), board portal software, and digital file management.
- Core Competencies:
- Exceptional written and verbal communication skills with meticulous attention to detail, grammar, and minute-taking precision.
- Absolute integrity and discretion in handling sensitive corporate, regulatory, and financial data.
- Strong problem-solving mindset with the ability to anticipate executive needs, pivot quickly under changing priorities, and drive tasks to completion independently.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.