Accounting Administrative Assistant NUMÉRO DE POSTE: 308788
Title: Accounting Administrative Assistant
Location: Long Island City, NY - hybrid 3 days onsite
Salary: $60,000-$65,000
Responsibilities
• Oversee and manage staff onboarding and offboarding processes for the Finance and Accounting teams, including maintaining and updating a centralized learning library.
• Support expense reporting processes, ensuring employee expenses are submitted, reviewed, and filed accurately and promptly.
• Maintain calendars related to audit cycles, statutory filings, and key reporting deadlines; assist in compiling supporting documentation for internal and external audits.
• Manage and maintain department records, including team schedules, attendance logs, vacation calendars, and documentation supporting operational compliance.
• Respond promptly and professionally to internal and external correspondence, including drafting memos, emails, and letters for senior leadership.
• Coordinate and schedule meetings, presentations, and departmental events—manage invites, agendas, meeting materials, and room bookings.
• Collaborate with cross-functional departments to support business operations, improve communication, and ensure alignment on departmental initiatives and projects.
• Assist with the development, formatting, branding, and distribution of financial statement reporting packages, dashboards, internal performance summaries, presentations, reports, and
accounting department templates, ensuring consistency, accuracy, and adherence to corporate standards.
• Provide administrative and project support to accounting leadership as requested.
• Oversee vendor onboarding processes, including vendor verification and the collection of all required documentation to ensure compliance and timely setup.
• Manage and maintain the Concur expense management platform, ensuring accurate processing and administration of expense reporting activities.
• Prepare and submit expense reports for the Senior Vice President of Finance, obtaining and organizing all necessary supporting documentation to ensure compliance with company policies.
• Manage the corporate Uber program for employees, including account administration, user support, and monitoring usage; prepare and provide reporting and analysis to upper management to support expense oversight and operational decision-making.
• Assist with fleet management activities, including onboarding new vehicles and removing inactive vehicles from the enterprise fleet portal.
• Obtain, review, and maintain all required vehicle documentation, including titles, registrations, insurance records, and related compliance documentation.
Qualifications & Competencies
• A high school diploma is required; an associate or bachelor’s degree in business, accounting, or a related field is strongly preferred.
• 3–5 years of relevant administrative experience in an Accounting, Finance, or corporate support role.
• Proficient in Microsoft Office Suite (especially Excel, Word, and Outlook); comfortable working with databases and reporting tools.
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to interface professionally at all organizational levels.
• Highly organized and detail-oriented with strong follow-through and time management abilities.
• Skilled at managing multiple priorities simultaneously while maintaining high accuracy and discretion.
• Strong interpersonal skills and a proactive, problem-solving mindset.
• Ability to handle sensitive and confidential information with professionalism and integrity.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.