Investor Relations Associate NUMÉRO DE POSTE: 309989
Company: Investment Advisory Firm – Private Markets - RIA, Family Office, Wealth Management
Role: Investor Relations & Client Operations Associate
Salary: $90,000 - $120,000/annually
Location: Philadelphia, PA (Hybrid – 3 days a week in office)
About the Role: Our client, a growing investment advisory firm in the private market space, is seeking an Investor Relations & Client Operations Associate to support investor servicing, onboarding, fundraising support, and operational activities across a growing investment platform. This role will serve as a key point of coordination between investors, financial intermediaries, service providers, and internal teams, helping ensure a seamless client experience throughout the investment lifecycle.
The ideal candidate will combine strong relationship management skills with operational expertise and a deep attention to detail. This individual should be comfortable managing multiple priorities while supporting investor communications, account administration, reporting processes, and fund operations.
This role is ideal for candidates with experience in investor relations, private wealth operations, fund administration, client service, family office operations, or investment operations who are seeking broader exposure within a growing investment platform. Must have experience within the private markets.
Responsibilities
- Support investor onboarding and account setup processes, including documentation collection, due diligence reviews, and account maintenance
- Serve as a primary point of contact for investors, advisors, intermediaries, and other external stakeholders regarding operational and servicing requests
- Coordinate investor communications, reporting distribution, and ongoing servicing activities
- Assist with fundraising efforts by supporting due diligence requests, data management, investor materials, and prospective investor inquiries
- Facilitate transfers, account updates, ownership changes, and other investor-related transactions
- Support capital activity workflows, including contributions, distributions, transaction processing, and investor notifications
- Maintain accurate records within CRM platforms, investor databases, and internal reporting systems
- Coordinate with custodians, administrators, service providers, and other external partners to ensure timely and accurate execution of operational activities
- Assist with preparation and delivery of quarterly, annual, and ad hoc reporting packages
- Partner with internal investment, finance, compliance, and operations teams to support business initiatives and ensure data accuracy
- Identify opportunities to improve investor servicing processes, reporting workflows, and operational controls
- Participate in special projects and operational enhancements as the organization continues to grow
Qualifications
- Bachelor's degree in Finance, Accounting, Economics, Business, or a related field preferred
- 2-5 years of experience in investor relations, client service, investment operations, wealth management operations, fund administration, or related financial services roles
- Familiarity with investment products, private markets, alternative investments, or asset management operations
- Experience supporting investor onboarding, account administration, reporting, or operational workflows
- Strong organizational and project management skills with exceptional attention to detail
- Experience working with CRM systems, client reporting platforms, or operational databases
- Ability to manage multiple priorities while maintaining a high level of accuracy
- Strong written and verbal communication skills
- Proficiency with Excel and standard business applications
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.