HR Assistant NUMÉRO DE POSTE: 310027
HR Assistant
Location: Los Angeles, CA 90045
Pay: $24/hour
Schedule: Monday-Friday, 8:00 AM-4:30 PM
Employment Type: Full-Time, Temporary
Work Arrangement: Fully Onsite
Position Overview
We are seeking a motivated and detail-oriented HR Assistant to support the Human Resources team of an established cosmetics company in Los Angeles. This is a great opportunity for someone with 1-2 years of HR experience who is looking to continue building their career and gain broader exposure across multiple areas of Human Resources.
The HR Assistant will support temporary staffing, recruiting coordination, payroll administration, employee records, safety initiatives, HRIS updates, and general employee support. The ideal candidate is organized, approachable, comfortable working directly with employees, and genuinely interested in growing within HR.
Key Responsibilities
HR & Temporary Staffing
- Coordinate temporary staffing needs for manufacturing departments
- Place staffing orders with temporary agencies and coordinate arrival details
- Communicate new temporary employee information to Security and department supervisors
- Enter temporary employees into the time and attendance system
- Assist employees with timeclock registration and punch issues
- Conduct orientations for incoming temporary employees
- Respond to general employee questions and HR requests
Recruiting & Onboarding Support
- Coordinate interview schedules and calendars
- Maintain organized candidate and resume files
- Assist with recruiting and onboarding administrative needs
- Support employment verification requests
HRIS, Payroll & Employee Records
- Update the HRIS with employee changes and status updates
- Process and maintain employee paperwork and personnel records
- Assist with payroll-related administrative tasks
- Review workers' compensation clinic information for time-in/time-out data
- Sort and organize paycheck stubs for distribution
- Maintain leave-of-absence tracking spreadsheets
- Organize active, terminated, and archived employee files
- Audit HR data for accuracy and completeness
Safety & Compliance Support
- Send safety inspection reminders to appropriate team members
- Track completed safety inspections and maintain documentation
- Take meeting minutes during safety meetings
- Monitor and order first aid supplies
- Restock workplace first aid stations as needed
General HR Administration
- Schedule meetings and maintain HR calendars
- Process incoming, outgoing, and interoffice mail
- Maintain HR bulletin boards and distribute employee communications
- Order HR and office supplies
- Greet employees and provide friendly, professional HR support
- Assist the HR team with additional projects and administrative responsibilities
Qualifications
- 1-2 years of Human Resources or HR administrative experience
- Strong interest in developing a long-term career in Human Resources
- Bilingual English/Spanish preferred
- Experience with HRIS, timekeeping, or employee record systems preferred
- Strong Microsoft Office skills, particularly Excel and Outlook
- Excellent organizational skills and attention to detail
- Comfortable maintaining confidential employee information
- Strong written and verbal communication skills
- Ability to interact professionally with employees at all levels
- Comfortable supporting a fast-paced HR department and manufacturing workforce
- Must be able to successfully complete a background check
What We're Looking For
The ideal candidate is someone early in their HR career who already has a foundation in HR administration and is ready to gain broader experience. You'll get exposure to staffing, recruiting, payroll support, HRIS, employee relations support, safety, and HR operations, making this a strong opportunity for someone who wants to continue growing as an HR professional.
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.