Operations Analyst NUMÉRO DE POSTE: 444659
Our client is proud to be a leading firm in facility management throughout the New York Tri-State area for over 35 years. Clients choose us for our commitment to superior quality service, transparency, and innovation tailored to their needs.
This is a unique opportunity to join an established company that is investing in constant innovation, turning customer feedback into actionable insights for business success and solutions. If you want to work for a company that’s focused on providing you the best experience with a continued focus on your personal growth and development – join the Operations Team!
Job Overview:
The Operations Analyst plays a critical role in supporting operational efficiencies, data analysis, and administrative coordination within the corporate office. Reporting to the Director of Planning and Analytics, this role requires a strong aptitude for data analysis, reporting, and cross-functional collaboration. Additionally, the position provides essential administrative support, including meeting coordination, document management, and internal communication.
Responsibilities:
• Collect, analyze, and interpret operational data to support business decisions and efficiency improvements.
• Prepare reports on key performance metrics, including budget analysis, labor reports, and resource utilization.
• Maintain and update internal systems, including Facilities Management Systems (FacMan) and Virtual Desktop Infrastructure (VDI).
• Assist in onboarding and system access management for new users.
• Monitor work order activity and generate status reports for leadership review.
• Support department-wide administrative functions, ensuring smooth daily operations.
Manage incoming emails and correspondence, drafting responses and coordinating with appropriate stakeholders.
• Schedule and facilitate team meetings, including preparing agendas, managing invites, and documenting minutes.
• Serve as a liaison between Operations, Accounting, Human Resources, and other departments to facilitate seamless workflows.
• Assist with handling confidential information and maintaining organized records.
• Act as a primary point of contact for internal and external inquiries related to operational activities.
• Foster positive relationships with clients, vendors, and cross-functional teams to support business objectives.
• Ensure clear and timely communication across all levels of management.
Qualifications and Competencies:
• High school diploma required; college degree preferred or equivalent experience.
• Minimum 2 years of professional experience in an operations, administrative, or analytical role.
• Strong knowledge of Excel, Microsoft Office Suite, and database management tools. Experience with Facilities Maintenance Management Systems is a plus.
• Ability to collect, analyze, and interpret data to support business decisions.
• Strong Project Management Skills – Ability to coordinate multiple projects and priorities effectively.
• Strong written and verbal communication skills for internal and external interactions.
• Detail-oriented with strong time management and multitasking capabilities.
• Ability to work independently with urgency and efficiency under tight deadlines.
• Strong relationship-building skills, specifically able to build effective relationships with, client representatives, and management.
• Professionalism and discretion along with excellent prioritization skills
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.