Project Operations Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 444787
Client: Commerical Consumer Services Company
Role: Project Operations Coordinator (Junior- Midlevel Level Candidate)
Salary: $60,000-$75,000
Hybrid after initial 90 days of trianing
Location: Long Island City, NY
The Project Operations Coordinator supports the seamless execution of operational and project-based activities within the corporate office. Reporting to the Director of Planning and Analytics, this role combines data-driven decision-making with essential project coordination and administrative functions. The ideal candidate brings strong analytical abilities, organizational skills, and cross-functional communication capabilities to drive operational excellence and support strategic initiatives.
Key Responsibilities:
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Analyze project and operational data to identify trends, improve processes, and support informed business decisions.
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Develop and maintain reports on key metrics such as budgets, labor usage, and resource allocation.
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Manage and update internal systems, including Facilities Management Systems (FacMan) and Virtual Desktop Infrastructure (VDI).
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Coordinate onboarding tasks and manage access setup for new team members.
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Track and monitor project and work order progress; prepare status updates for leadership.
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Provide day-to-day administrative and operational support across the department to ensure efficient project execution.
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Handle incoming communications, draft responses, and liaise with internal stakeholders.
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Schedule, coordinate, and facilitate team meetings, including agenda preparation and minute-taking.
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Act as a liaison across departments—Operations, HR, Accounting, and others—to ensure smooth workflow and information exchange.
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Manage sensitive information with professionalism and maintain organized documentation.
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Serve as the primary contact for internal and external inquiries related to project operations.
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Cultivate strong relationships with vendors, clients, and cross-functional teams to support ongoing initiatives.
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Ensure timely and transparent communication across all levels of the organization.
Qualifications & Skills:
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High school diploma required; associate’s or bachelor’s degree preferred or equivalent experience.
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At least 2 years of experience in operations, project coordination, or administrative roles.
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Proficiency with Microsoft Excel, Microsoft Office Suite, and familiarity with database and systems management tools.
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Experience with Facilities Maintenance Management Systems is a plus.
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Strong analytical and problem-solving skills with the ability to interpret data and identify process improvements.
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Excellent project coordination abilities; capable of managing multiple priorities and meeting deadlines.
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Effective written and verbal communication skills for diverse audiences.
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Highly organized, detail-oriented, and capable of multitasking in a fast-paced environment.
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Self-starter with the ability to work independently and handle confidential information discreetly.
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Strong interpersonal and relationship-building skills across various levels of the organization and with external partners.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.