Executive Administrative Assistant NUMÉRO DE POSTE: 6556189003
We deliver unparalleled opportunities for growth and career advancement. Our dynamic, entrepreneurial culture supports your journey every step of the way.
Work side by side with business leaders to solve complex challenges and make a true impact. Love what you do as part of a diverse organization committed to collaboration and continuous learning.
Description:
We are seeking a highly organized and initiative-taking Executive Administrative Assistant to support the CEO and CFO. This role is pivotal in ensuring smooth operations within the executive office, managing a wide range of administrative and executive support-related tasks. This role is critical in facilitating the execution of strategic initiatives and ensuring effective communication from the office of the CEO. The ideal candidate has experience in managing a wide range of administrative duties, be able to work independently with little or no supervision, has a strong background in business management, excellent project management and communications skills, and the ability to collaborate with diverse teams.
Job Overview:
The Executive Administrative Assistant provides initiative-taking, well-rounded support to help both the CEO and CFO make the most of their time and stay connected with direct reports, colleagues, and external partners. Manages a variety of tasks, from scheduling and meeting prep to follow-ups and coordinating complex travel. Takes initiative to streamline processes, manage projects, and keep information and people organized. Gathers and summarizes research for executives and helps keep things moving behind the scenes. Builds strong relationships across the organization and uses good judgment and discretion to support the executives’ work. May also lead or coordinate support staff and other resources as needed.
Essential Job Functions:
To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skills, and abilities required.
Duties and Responsibilities:
- Project manage/facilitate special projects and ensure cross-functional collaboration and alignment with organizational goals.
- Facilitate effective communication and collaboration between the executive team and other departments.
- Prepare and review high-level reports, presentations, and correspondence, including Board of Directors and Investors presentations.
- Coordinate and participate in executive meetings, ensuring follow-up on action items and decisions.
- Assist in the development and monitoring of performance metrics and KPIs.
- Manage and maintain executives’ schedules, including organizing appointments, meetings, and travel arrangements.
- Prepare meeting agendas, take minutes, and follow up on action items.
- Function as a point of contact between executives, employees, clients, and external partners.
- Manage confidential information with discretion and professionalism.
- Manage expense reports for CEO and CFO, and occasional personal financial matters of the CEO.
- Provide leadership and organization for the Executive Administrative Assistants cohort.
- Perform general office duties such as ordering supplies, managing files, and overseeing office equipment maintenance.
- Other duties as assigned.
Desired Competencies:
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Business communications |
Document preparation |
Inquiry Research |
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Correspondence development |
Management reporting |
Project Management/Coordination |
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Data analysis |
Presentation Development |
Logistics management |
Education & Experience:
- Bachelor’s degree in business administration, management, or a related field; MBA or advanced degree preferred or proven 10 years’ experience in a similar role, with a history of managing complex projects and initiatives.
- Strong leadership and organizational skills.
- Excellent written and oral communication and people skills.
- Ability to think strategically and execute methodically.
- Proficiency in Microsoft Office Suite; superior PowerPoint, Excel skills
- Ability to work well under pressure and manage multiple tasks simultaneously.
- Important level of integrity and ability to maintain confidentiality.
Experience (Preferred):
- Experience in a corporate or financial environment.
- Familiarity with project management tools and processes
Location:
In office (hybrid)
Travel Requirements:
Less than 20%
Physical Demands: The physical demands described are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this position:
Frequent: Prolonged working at a desk, sitting, walking, eye/hand/foot coordination and repetitive motion
Occasional: Standing and bending
Infrequent: Lifting up to 10 pounds
Highspring is an Equal Opportunity Employer and does not discriminate against any employee or applicant for employment because of race (including but not limited to traits historically associated with race such as hair texture and hair style), color, sex (includes pregnancy or related conditions), religion or creed, national origin, citizenship, age, disability, status as a veteran, union membership, ethnicity, gender, gender identity, gender expression, sexual orientation, marital status, political affiliation, or any other protected characteristics as required by federal, state or local law.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.