Operations Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 6568541003
Titre du poste : Operations Coordinator
Rapporte à : Managing Partner
Description :
Nous recherchons un(e) Operations Coordinator dynamique et axé(e) sur le détail pour soutenir nos équipes de services clients et de direction dans un environnement à haut volume et à rythme rapide. Le rôle consiste à fournir une large gamme de soutien administratif à l'organisation. Le/la coordonnateur des opérations sera responsable de diverses tâches, y compris la gestion des appels et des réunions, la création et la distribution de documents, ainsi que la coordination des communications internes et externes. Cette personne devra être autonome, bien organisée, flexible et capable de travailler efficacement au sein d'une équipe tout en gérant plusieurs priorités simultanément.
Responsabilités principales :
Soutien aux Services Clients :
- Création d'annonces de recrutement externes
- Coordination des appels entre candidats et gestionnaires clients
- Fournir des retours aux candidats
- Travailler avec les clients pour élaborer et distribuer des lettres d'engagement
- Coordination des entretiens entre le client et le candidat, en s'assurant que tous les détails sont confirmés
- Assurer que tous les documents de placement sont remplis et fournis par les clients
Soutien aux Équipes de Ventes et à la Direction :
- Fournir un soutien administratif au directeur des ventes et aux responsables de comptes clients, incluant la gestion de l’agenda, la coordination des réunions et les suivis nécessaires
- Maintien des systèmes clients tels que les outils VMS (Fieldglass, Beeline) et les CRM (Salesforce), en assurant l'exactitude des données et des mises à jour dans les délais
- Aider à la création et personnalisation de présentations commerciales et propositions, en garantissant une sortie de qualité, conforme à l'image de marque
- Assister dans la gestion des événements internes et externes (réunions, séminaires, événements de reconnaissance des clients)
- Participation aux RFP (Demandes de Proposition) : Aider à la préparation des propositions commerciales, en coordonnant la collecte d’informations nécessaires, en veillant à ce que les réponses soient soumises dans les délais et en assurant la conformité aux attentes des clients
Gestion des Fournitures de Bureau :
- S’assurer que les fournitures du bureau sont bien gérées, en effectuant l'inventaire et en commandant les produits nécessaires pour le bon fonctionnement quotidien de l’équipe
- Gérer les stocks et les commandes de fournitures pour maintenir un environnement de travail bien approvisionné et efficace
Tâches Administratives Générales :
- Vérifier le téléchargement des documents dans notre CRM, mettre à jour les tableaux de placements et envoyer aux associés pour mise à jour
- Coordonner la publication des descriptions de postes sur notre site carrière avec les équipes d'aquisition de talents à l'interne
Autres responsabilités :
- Identifier des opportunités pour optimiser les flux de travail des ventes et améliorer la coordination interne
- Effectuer d'autres tâches administratives à la demande de l’équipe, incluant les managers, les associés et autres professionnels administratifs
Qualifications :
- 2-4 ans d’expérience dans un rôle de coordination, services clients, ou soutien exécutif dans une entreprise de conseil, de services professionnels, ou technologique
- Maîtrise de Microsoft Office (en particulier PowerPoint et Excel); connaissance de Salesforce, des plateformes VMS ou des outils marketing (Canva, HubSpot) est un atout
- Bilingue (français et anglais) avec de solides compétences en communication écrite et orale
- Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement à forte pression
- Capacité à travailler avec des dirigeants seniors et à gérer des responsabilités orientées client
- Esprit proactif et collaboratif, avec une approche axée sur le travail d'équipe
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.