Sales Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 6568541003
Job Title: Sales Coordinator
Language Requirement: Bilingual (French & English)
Location: Hybrid (2x in office in Montreal)
About the Role:
We are seeking a dynamic and detail-oriented Sales Coordinator to support our Sales Director and client delivery teams in a fast-paced, high-volume consulting and technology services environment. The ideal candidate is bilingual, highly organized, tech-savvy, and brings a client-first mindset to everything they do. Experience in marketing or communications is a strong asset as you'll play a key role in crafting presentations, coordinating events, and supporting brand-aligned sales initiatives.
Key Responsibilities:
- Executive & Sales Team Support: Provide operational and administrative support to the Sales Director and client leads, including scheduling, meeting coordination, and follow-ups.
- Client System Management: Maintain client platforms such as VMS tools (e.g., Fieldglass, Beeline) and CRM systems (e.g., Salesforce); ensure data accuracy and timely updates.
- Presentation & Proposal Development: Assist in the design and customization of sales presentations, proposals, and RFP/RFI responses, ensuring high-quality, brand-aligned output.
- Marketing Support (Asset): Collaborate with marketing to coordinate client communications, assist with social media, event branding, email campaigns, and internal newsletters.
- Event Planning: Organize client-facing events (e.g., QBRs, appreciation events) and internal team initiatives (e.g., kickoffs, Lunch & Learns, offsites).
- Client Onboarding & Documentation: Support onboarding of consultants and clients, coordinating paperwork, credentialing, and internal documentation.
- Meeting Prep & Pipeline Tracking: Coordinate recurring meetings, manage agendas, take minutes, and follow up on action items; track sales pipeline and revenue forecasts.
- Contract Lifecycle Management: Monitor renewals, amendments, and compliance tasks across accounts.
- Cross-Functional Liaison: Serve as a communication hub between sales, marketing, recruiting, finance, and external client stakeholders.
- Process Optimization: Identify opportunities to enhance sales workflows and streamline internal coordination.
Qualifications:
- 2–4 years of experience in sales coordination, client services, or executive support within a consulting, staffing, technology, or professional services firm.
- Strong proficiency in Microsoft Office (especially PowerPoint and Excel); knowledge of Salesforce, VMS platforms, or marketing tools (e.g., Canva, HubSpot) is a plus.
- Bilingual (French and English), with excellent written and verbal communication skills.
- Strong organizational skills with the ability to manage competing priorities in a high-pressure environment.
- Comfortable working with senior leaders and managing client-facing responsibilities.
- Proactive, self-starter mindset with a collaborative, team-oriented approach.
- Some experience in marketing, communications, or branding is a strong asset.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.