Customer Service Representative NUMÉRO DE POSTE: 447103
Location: Chicago, IL
Compensation: $55,000-$60,000/annually
Position Summary:
Primary responsibility to interact with customers, addressing their questions and concerns, and resolving issues to ensure satisfaction. Act as the company’s first point of contact, providing information, processing orders, and handling returns or complaints. Maintain accurate records of customer interactions for quality analysis. Provides operational support for the Sales/Marketing team to promote revenue growth, productivity and exceptional levels of customer service satisfaction.
Responsibilities/Duties:
- Process incoming customer orders accurately and efficiently. Verify details, pricing, quantities, inventory levels and shipping requirements.
- Collaborate with cross-functional teams, sales, inventory management, and logistics to ensure timely and accurate order fulfillment. Serve as liaison between teams.
- Prepares all documents for domestic and international shipments including pro-forma invoices where necessary.
- Addressing customer inquiries related to order status and delivery timelines.
- Communicate ship schedules, issues and/or delays to customer to ensure reasonable expectations.
- Understand and implement customer invoicing requirements (EDI, ASN, utilizing various invoicing systems, online portals).
- Preparing and issuing invoices to customers accurately and on time.
- Transmit (EDI) and send invoices daily to customers for orders shipped.
- Ensure proper billing of freight and special charges.
- Prepare daily reports of open (not yet shipped) and invoiced orders.
- Maintaining customer records
- Responsible for price/promo sheets management and entering discounts.
- Support Sales team.
- Answer incoming consumer calls, assisting with inquiries and concerns to ensure a positive consumer experience. Manage concerns, de-escalating tense situations, and finding satisfactory solutions.
- Maintain consumer response log of comments, concerns and issues.
- Aid in the development and implementation of Food Safety Fundamentals and Food Safety Plan as outlined in the BRCGS system.
- Reporting and other tasks as assigned.
- Participate in process improvement initiatives to enhance order processing efficiency
- Ability to multi-task and handle numerous assignments simultaneously.
- A forward thinker seeking productivity and exceptional service.
- Customer centric.
- Strong communication, problem-solving and interpersonal skills
- Ability to work well in a team environment as well as independently.
- A professional, positive and enthusiastic attitude.
- Excellent listening and feedback skills.
• Bachelor's degree; and, three to five years related experience and/or training; or equivalent combination of education and experience.
3-5 years within a product related call center role
SPECIFIC KNOWLEDGE, SKILLS, LICENSES, CERTIFICATIONS, ETC:
- Proficient in Microsoft Excel, Word and, PowerPoint.
- Background with Microsoft Dynamics GP and True Commerce a plus.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.