Accounts Receivable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 447389
Client: Talent Agency
Role: Accounts Receivable
Temp to Perm- 6-9 months conversion
Pay Rate: $25/hr -$28/hr
***Any experience in the entertainment, publishing, broadcasting, retail or relatable industry would be preferred
Location: Hybrid onsite 2 days a week (NYC 10174)
****May be in office more during the first couple of week for training
We are hiring for a professional, sharp A/R Specialist with an entertainment-based client we are working with. This is an exciting opportunity to join a dynamic and fast-paced environment where your skills will directly support high-profile projects and creative ventures. If you're detail-oriented, thrive in collaborative settings, and are ready to take your accounting expertise to the next level within the entertainment industry, we want to hear from you!
Responsibilities
- Support the accounting team by performing a variety of core accounting tasks and ensuring timely, accurate reporting
- Responsible for invoicing and collection of client payments in accordance with company policies
- Handle basic accounts receivable and accounts payable functions, including data entry, billing, and follow-up on outstanding invoices
- Create and maintain customized Excel spreadsheets based on client needs
- Review contracts and booking reports to ensure accurate data entry in the accounting system
- Investigate and resolve issues related to held checks or wires; collaborate with relevant teams to gather necessary documentation
- Assist internal stakeholders with booking report submissions and provide support as needed
- Escalate unresolved booking report issues to the appropriate supervisor
- Maintain open communication with various internal and external stakeholders, including agents, assistants, attorneys, and client contacts
- Participate in the month-end close process, including revenue booking and adherence to revenue recognition policies
- Handle monthly billing adjustments and resolve any billing discrepancies
- Contribute to the accounts receivable budgeting process by providing accurate data and variance analysis
- Lead monthly training sessions for new team members on accounting procedures and booking processes
- Monitor and follow up on past due balances while maintaining strong client relationships
- Support special projects, company initiatives, and process improvement efforts
- Collect and upload profit statements; maintain and update booking and invoicing grids
- Demonstrate integrity and maintain confidentiality at all times
- Show initiative and willingness to take on additional tasks when needed
Qualifications
- 2-4 years of experience in A/R or similar
- Proven experience reconciling accounts and financial statements
- Strong interpersonal and communication skills
- Ability to work collaboratively within a team and contribute positively to organizational culture
- Demonstrated ability to multitask and manage competing priorities effectively
- Comfortable operating in a fast-paced, high-volume, and dynamic corporate environment
- Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook, etc.)
- Skilled in 10-key by touch
- Typing speed of at least 45 words per minute
- Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks simultaneously
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.