Inventory Bookkeeper | Contract to Hire NUMÉRO DE POSTE: 447396
Position Overview
A confidential, inventory-focused business is seeking a skilled Bookkeeper to manage daily financial operations, support accurate reporting, and maintain inventory accounting processes. This is a hands-on role requiring attention to detail, a strong grasp of GAAP principles, and the ability to collaborate cross-functionally with operations and leadership.
Key Responsibilities
Accounting & Bookkeeping
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Maintain the general ledger and ensure accuracy of daily financial records.
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Own all bank account reconciliations and resolve outstanding historical items.
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Reconcile Balance Sheet accounts, with emphasis on:
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Inventory: Maintain accurate tracking, valuation, and reconciliation.
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Deferred Revenue: Properly record and track customer prepayments.
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Assist leadership and an outsourced CFO with 4–5 month rolling cash flow forecasts.
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Support monthly close by identifying and correcting discrepancies.
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Apply year-end adjusting journal entries with full documentation and clarity.
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Manage accounts payable, vendor payments, and ensure adherence to approval protocols.
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Oversee staff expense reimbursements and help implement clear reporting policies.
Inventory Oversight
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Understand accounting implications of inventory movements, kitting, and staging.
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Partner with warehouse/operations teams to ensure inventory accuracy.
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Assist in implementing standard costing methods, including purchase price, freight, labor, and repair inputs.
Process Development & Systems
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Actively use and contribute to the company’s accounting procedural manual.
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Help develop and refine financial and operational Standard Operating Procedures (SOPs).
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Recommend and implement process improvements for efficiency and accuracy.
Office & Vendor Management
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Maintain relationships with key vendors (e.g., office equipment, cleaning, utilities).
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Track and order office supplies within budget.
Success in the First 90 Days
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All bank accounts are fully reconciled through the latest month.
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Balance Sheet is clean, accurate, and clearly documented.
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Active cash flow forecasting is in place and reviewed monthly.
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Accounting files are organized and ready for controller review or audit.
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Inventory reconciliation is completed using a standard cost approach.
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Office systems and vendor processes are streamlined and documented.
Qualifications
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Demonstrated experience preparing GAAP-compliant financials.
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Strong bookkeeping and reconciliation skills, especially for inventory-heavy businesses.
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Proficiency with QuickBooks Online and Excel/Google Sheets.
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Solid understanding of inventory accounting, standard costing, and deferred revenue principles.
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Strong organizational skills and the ability to work independently with minimal supervision.
Preferred Experience
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Familiarity with systems such as Shopify, Rippling, or Cin7 Core.
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History of building or improving accounting systems and reporting workflows.
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Comfort using AI tools to enhance productivity and accuracy.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.