Accounts Payable Specialist-Construction NUMÉRO DE POSTE: 447718
Position Summary: We are seeking an experienced Accounts Payable Specialist with a strong background in the construction industry to join our finance team. The ideal candidate will manage vendor payments, process invoices, and maintain accurate financial records while understanding the unique challenges and requirements of construction accounting, including progress billing, retention, and compliance with prevailing wage requirements.
Key Responsibilities:
Invoice Processing & Payment Management
- Process high-volume accounts payable transactions for construction projects, including material suppliers, subcontractors, and equipment vendors
- Review and verify invoices against purchase orders, contracts, and delivery receipts
- Ensure proper coding of expenses to appropriate job costs and general ledger accounts
- Process three-way matches and resolve discrepancies with vendors and project managers
- Prepare and execute payment runs via ACH, wire transfers, and checks
- Maintain accurate payment schedules and cash flow projections
Construction-Specific Accounting
- Handle progress billing and percentage-of-completion accounting
- Process and track retention payments according to contract terms
- Manage certified payroll and prevailing wage compliance documentation
- Process change orders and extra work authorizations
- Coordinate with project managers on job costing and budget tracking
- Handle lien waiver processing and compliance
Vendor Relations & Compliance
- Maintain vendor master files and ensure W-9 compliance
- Resolve vendor inquiries and payment disputes promptly
- Process new vendor setups and maintain accurate vendor information
- Ensure compliance with union agreements and prevailing wage requirements
- Coordinate with procurement team on vendor negotiations and terms
Record Keeping & Reporting
- Maintain organized filing systems for invoices, contracts, and supporting documentation
- Prepare aging reports and assist with month-end closing procedures
- Support internal and external audits by providing requested documentation
- Generate reports for management on payment status, cash flow, and vendor performance
Required Qualifications:
- Associate's degree in Accounting, Finance, or related field preferred, or equivalent experience
- Minimum 3-5 years of accounts payable experience, with at least 2 years in construction industry
- Strong understanding of construction accounting principles and job costing
- Experience with construction ERP systems (Sage preferred)
- Proficiency in Microsoft Excel and accounting software
- Knowledge of prevailing wage requirements and certified payroll processes
- Understanding of mechanics' liens, retention, and progress billing
- Strong attention to detail and accuracy in data entry
- Excellent organizational and time management skills
Preferred Qualifications:
- Bachelor's degree in Accounting or Finance
- Experience with union payroll and benefit reporting
- Knowledge of government contracting and compliance requirements
- Familiarity with construction project management software
- Experience with electronic payment systems and vendor portals
Skills & Competencies:
- Strong analytical and problem-solving abilities
- Excellent communication skills, both written and verbal
- Ability to work independently and manage multiple priorities
- Proficiency with 10-key calculator and data entry
- Understanding of internal controls and segregation of duties
- Ability to work under pressure and meet tight deadlines
- Strong ethical standards and commitment to confidentiality
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.