Medical Appointment Scheduler NUMÉRO DE POSTE: 447762
Position Overview
Our client is seeking an experienced Medical Appointment Scheduler to join their dynamic healthcare team. The ideal candidate will have a proven track record in medical scheduling and demonstrate exceptional organizational skills while maintaining the highest standards of patient service. This role is essential to ensuring smooth operations and optimal patient flow within the practice.
Key Responsibilities
Patient Scheduling & Coordination
- Schedule, reschedule, and cancel patient appointments using electronic health record (EHR) systems
- Coordinate appointments across multiple providers and departments to maximize efficiency
- Manage complex scheduling requirements including follow-up appointments, procedures, and referrals
- Verify insurance coverage and obtain necessary pre-authorizations prior to appointments
Patient Communication
- Provide exceptional customer service through phone, email, and in-person interactions
- Send appointment confirmations and reminders to reduce no-show rates
- Handle patient inquiries regarding scheduling, insurance, and general practice information
- Assist patients with rescheduling needs and accommodate urgent appointment requests
Administrative Support
- Maintain accurate patient demographic and insurance information in the system
- Process new patient registrations and update existing patient records
- Coordinate with clinical staff to ensure proper preparation for patient visits
- Generate daily schedules and appointment reports for healthcare providers
Practice Management
- Monitor and manage provider schedules to optimize patient flow and minimize wait times
- Identify scheduling conflicts and proactively resolve issues
- Support practice efficiency initiatives and workflow improvements
- Assist with other administrative duties as needed
Required Qualifications
Experience & Education
- Minimum 2 years of experience in medical appointment scheduling or healthcare administration
- High school diploma or equivalent required; associate degree preferred
- Previous experience with electronic health records (EHR) systems required
Technical Skills
- Proficiency in medical practice management software
- Strong computer skills including Microsoft Office Suite
- Experience with insurance verification and authorization processes
- Familiarity with medical terminology and healthcare procedures
Core Competencies
- Exceptional verbal and written communication skills
- Strong attention to detail and accuracy in data entry
- Ability to multitask effectively in a fast-paced environment
- Professional demeanor with excellent customer service orientation
- Strong problem-solving skills and ability to work independently
Preferred Qualifications
- Experience with specific EHR systems (Epic, Cerner, NextGen, or similar)
- Medical office certification or healthcare administration training
- Bilingual capabilities (language requirements vary by location)
- Previous experience in a multi-provider practice setting
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.