Office Manager NUMÉRO DE POSTE: 440685

Newark, NJ, US On-Site
1 12 mars 2025
Healthcare Services
Vaco
$ 80000.00 - 90000.00 yearly
direct hire
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Job Title: Office Manager
Location: Newark, NJ
Salary: $80,000 - $90,000 per year
Schedule: Full-time, 5 days/week (on-site)

Job Description:
We are seeking an experienced and dedicated Office Manager for a pediatric dental practice in Newark, NJ. The ideal candidate will have a strong background in managing office operations, billing reconciliation, staff management, and overseeing inventory and supplies. This role is pivotal in ensuring the efficient day-to-day operations of the office while maintaining a high level of patient care.

Key Responsibilities:

  • Billing & Reconciliation:

  • Assist with billing processes and manage the reconciliation of accounts.
  • Ensure the accuracy of claims and payments, utilizing software that handles most of the billing process (e.g., processing claims, handling split claims, denials, etc.).
  • Help manage payments collected on the day of service and maintain a high collection rate (currently 97%).
  • Staff Management:

  • Provide support for managing the office team and foster a collaborative, positive work environment.
  • Oversee scheduling, training, and performance evaluations to ensure smooth office operations.
  • Credentialing & Fee Negotiations:

  • Oversee credentialing processes for new and existing providers.
  • Lead fee enhancement negotiations to improve reimbursement rates.
  • Supplies & Inventory Management:

  • Take charge of maintaining office supplies and inventory, ensuring timely reordering and cost-effective management.

    Qualifications:

    • Experience:

    • Minimum of 5 years of experience in office management.
    • At least 5 years of experience in a pediatric dental practice.
    • Preferably from an office that grossed over $2-3 million annually.
  • Skills & Competencies:

  • Strong understanding of dental billing and coding practices, including familiarity with split claims and denials.
  • Excellent organizational and communication skills.
  • Proficient with office management software and ability to handle administrative duties with attention to detail.

    Benefits:

    • Competitive salary of $80,000 - $90,000 annually.
    • 50% coverage of medical benefits.
    • 401(k) retirement plan.
    • No dental benefits.
    • PTO

    How to Apply:
    If you meet the qualifications and are passionate about leading a pediatric dental office, we invite you to apply by submitting your resume. We are excited to find a dedicated and experienced individual to join our team and contribute to the success of our practice.

  • Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

    Avis : Égalité des chances en matière d’emploi

    Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.

    Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.

    Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.

    En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.

    Avis de confidentialité

    Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.

    • Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
    • Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
    • Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
    • Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
    • Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.

    Avis sur la transparence salariale

    La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :

    • les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
    • les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
    • l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
    • d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.

    Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.

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    Vaco LLC, ainsi que ses sociétés mères, filiales, affiliées et cessionnaires ("Société," "Nous" ou "Notre") sollicite votre consentement pour vous contacter par le biais de certains appels téléphoniques, courriels ou messages texte automatisés, compositions automatiques, préenregistrés ou autres, qui ne sont pas des urgences, conformément à la Loi sur la protection du consommateur en matière de télémarketing (TCPA), à la Loi sur le contrôle de l'envoi non sollicité de pornographie et de marketing (CAN-SPAM) et aux lois étatiques pertinentes.