Recruiting Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 439771
Role: Recruiting Coordinator (Administrative Assistant)
Payrate: $30/hr-$36/hr
****Starting off as a two week contract that is open to become temp to perm
Location: Midtown, NY (4 days a week onsite work from home Fridays!)
Responsibilities:
-Must have strong scheduling experience with multiple calendars working with internal and external schedules
-Must be professional and polished with excellent communication skills: s
-Must be detail oriented
Key Responsibilities:
-
General Administrative Support:
- Provide high-level administrative support to senior executives, managers, and staff.
- Schedule and coordinate with multiple calendars internal and external, heavy calendar management
- Handle phone calls, emails, and other forms of correspondence with professionalism and discretion.
- Prepare and proofread documents, reports, presentations, and other materials as requested.
- Maintain office supplies inventory and manage office equipment.
-
Client and Vendor Relations:
- Serve as a point of contact for clients, vendors, and internal teams, providing timely and accurate information.
- Assist in preparing client presentations, proposals, and reports.
- Coordinate client meetings, conference calls, and video conferences.
- Maintain positive and professional relationships with clients and vendors.
-
Document Management and Record Keeping:
- Manage, organize, and maintain both digital and physical files in an efficient and confidential manner.
- Assist with the preparation, editing, and archiving of legal and contractual documents.
- Ensure compliance with company policies and confidentiality standards.
-
Project Coordination:
- Assist in project coordination and management tasks, ensuring that deadlines and deliverables are met.
- Maintain project schedules, track milestones, and follow up on action items.
- Communicate with team members to ensure alignment on project timelines.
-
Confidentiality and Professionalism:
- Maintain strict confidentiality in all client and company matters.
- Demonstrate professionalism and a high level of integrity in interactions with clients and colleagues.
Qualifications and Skills:
- Education: Bachelor’s degree or equivalent experience in business administration, management, or a related field (preferred but not required).
- Experience: Minimum 2-3 years of administrative experience, preferably within a professional services firm or similar corporate environment.
- Technical Skills: Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other office management software.
- Communication Skills: Excellent written and verbal communication skills, with an ability to interact effectively with clients and staff at all levels.
- Time Management: Strong organizational skills and the ability to prioritize tasks efficiently, handling multiple responsibilities simultaneously.
- Attention to Detail: High level of accuracy in data entry, document preparation, and task execution.
- Problem-Solving: Strong analytical skills with the ability to solve problems creatively and proactively.
- Discretion: Ability to maintain confidentiality and exercise discretion when dealing with sensitive information.
- Team-Oriented: Collaborative mindset with a proactive approach to supporting colleagues and the firm’s objectives.
Work Environment:
- Professional office environment.
- Occasional travel may be required for client meetings or firm events.
- Fast-paced, dynamic environment requiring the ability to handle competing priorities and deadlines.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.