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Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 439182

New York, NY, US On-Site
1 27 février 2025
Business Services
Vaco
$ 45.00 - 50.00 hourly
contractor
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The Executive Assistant & Facilities Coordinator provides high-level administrative support to executives while ensuring the smooth operation of the office environment. This role includes managing executive calendars, coordinating meetings, handling confidential information, and acting as a liaison to internal and external contacts. Additionally, the position oversees office facilities, supplies, and general administrative support to promote a well-organized and efficient workplace.

ESSENTIAL FUNCTIONS
(Responsibilities/Accountabilities listed in order of priority)
Executive Support:
  • Maintain executive schedules, coordinate meetings, and manage travel arrangements
  • Handle incoming calls and communications, determine priority, and direct them appropriately
  • Using discretion in sharing the location of executives with others
  • Appropriate determination of when to interrupt executive(s)
  • Handle sensitive and confidential information with discretion
  • Act as a key point of contact for internal and external communications
  • Prepare reports, presentations, and correspondence for executive use
  • Provide professional administrative assistance to executives, managers, and staff Office & Facilities Coordination:
  • Maintain office supplies, track inventory, and coordinate vendor relationships
  • Distribute mail, oversee conference room organization, and ensure break areas are tidy
  • Maintain and order all supplies for the office.  Establish a system for tracking, checking, ordering, and stocking supplies
  • Maintain and order all kitchen supplies and needs, such as drinks, glassware, etc.  and stock refrigerators as required
  • Manage security access, order key cards, and coordinate office logistics
  • Assist with new hire setups and office moves as necessary
  • Support visiting executives and external guests with workspace and office needs
  • Support company events, including employee celebrations and meetings General Administrative Support:
  • Provide reception coverage, ensuring a professional first impression for visitors
  • Assist with document management, filing, and database maintenance
  • Organize and maintain business records, ensuring timely retrieval when needed
  • Support internal communication efforts, coordinating materials for executive messaging
  • Assist with special projects and provide backup support to administrative teams as needed
    • REQUIREMENTS
    Experience:  Minimum of 5 years executive administrative support experience, ideally in a legal, financial services or private equity setting. Thorough knowledge of administrative practices and procedures. Successful track record of working and thriving in a dynamic, fast-paced and changing environment that is results oriented and collaborative. Proven ability to effectively support and communicate with top executives, internally and externally.
    Education: High School diploma required, college degree preferred.
    Special Qualifications (Certifications):
    • Strong proficiency in Microsoft Outlook, Word, Excel, and PowerPoint
    • Exceptional organizational and communication skills
    • Ability to multitask and work effectively in a fast-paced environment
    • High degree of professionalism and discretion in handling confidential information
    • Manage outside relationships with copier/printer vendors, mail delivery services and building personnel
    Other Requirements: This position requires a proactive, detail-oriented individual who thrives in a dual role supporting executives while ensuring a well-maintained and efficient office environment.

    Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

    Avis : Égalité des chances en matière d’emploi

    Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.

    Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.

    Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.

    En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.

    Avis de confidentialité

    Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.

    • Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
    • Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
    • Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
    • Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
    • Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.

    Avis sur la transparence salariale

    La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :

    • les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
    • les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
    • l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
    • d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.

    Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.

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    Veuillez joindre votre curriculum vitae, veillez à ce qu'il soit au bon format et d'une taille inférieure à 512KB.

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    Vaco LLC, ainsi que ses sociétés mères, filiales, affiliées et cessionnaires ("Société," "Nous" ou "Notre") sollicite votre consentement pour vous contacter par le biais de certains appels téléphoniques, courriels ou messages texte automatisés, compositions automatiques, préenregistrés ou autres, qui ne sont pas des urgences, conformément à la Loi sur la protection du consommateur en matière de télémarketing (TCPA), à la Loi sur le contrôle de l'envoi non sollicité de pornographie et de marketing (CAN-SPAM) et aux lois étatiques pertinentes.