Front Desk Specialist NUMÉRO DE POSTE: 434778
Position: Front Desk Specialist
Pay: $20/hour
Location: North Chelmsford, MA
Job Description:
The Front Desk Specialist is dedicated to providing quality customer service to our patients and clients. Responsible for maintaining an efficient front end/clinical workflow. Greeting all patients and office clients, check-in, check-out, entering and verifying all patient information. Collecting and logging patient payments. Scheduling/Rescheduling appointments. Daily eligibility review. Assisting patients and/or family members with any requests presented. Job duties to be performed on a rotational basis. Keeps manager informed of any problems or issues. Maintain confidentiality of all written and electronic information which employee has access to as a part of his/her job and observes patient rights, including email. Maintain a positive work atmosphere by behaving and communicating in a manner that gets along with co-workers, patients, physicians and management.
Responsibilities/Duties:
- Greet all patients and office guests
- Check-in and check-out all scheduled patients
- Enter and verifying patient demographics and insurance information
- Educate patient about insurance coverage, in network vs. out of network benefits
- Ensure that necessary paperwork is complete and on file (i.e. Insurance forms, insurance referrals, authorizations and/or waivers, specialist packets/forms)
- Ensure proper registration and billing documents are reviewed and signed off on by the patient/responsible party
- Obtain or create electronic medical record number; enter into PM system
- Direct patients to radiology as indicated on appointment notes by the medical assistant
- Address patient balances at time of service, set up payment plans when appropriate
- Collect and enter patient payments
- Schedule appointments
- Notate cancelled or rescheduled appointments
- Follow Patient No Show/Cancellation Policy
- Review and update eligibility
- Print and verify day end review
- Submit daily payment collection reports
- Balance daily receipts against TOS report
- Accept and review patient disability forms and/or medical records requests for completion/accuracy, notifying patient of processing time
- Release records to patients once requests have been fulfilled
- Enter charges and payments for medical records requests filled directly by our office
- Accept labs from outside facilities, date stamp and forward to clinical staff
- Sign for all incoming deliveries (i.e. Fed Ex, USPS, Air Borne Express…)
- Open and close office prior to and following business hours
- Assist patients and/or family members with any requests
- Maintain a professional work atmosphere by behaving and communicating in a manner that gets along with patients, physicians, co-workers and administration
- Any and all other duties as assigned by the office manager
Qualifications
Who you are:
Qualifications:
- Polite telephone etiquette and good communication skills (written and oral)
- Computer literacy skills preferred, including practice management software, EMR, Microsoft Word and Excel.
- Detail Oriented and strong organizational skills preferred
- High school diploma or equivalent
What we offer:
- Excellent growth and advancement opportunities
- Dynamic environment
- Access to a diverse network of practitioners
- Broad infrastructure of tools and programs to enhance the employee experience
- Competitive Compensation
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.