Finance Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 425679
New Brunswick, NJ
The Finance Coordinator is essential to our finance team, overseeing accounts payable, payroll, and accounts receivable. This role ensures accuracy in financial transactions, compliance with payroll and tax regulations, and fosters strong relationships with vendors, team members, and customers to support the organization’s financial health.
Knowledge, Skills and Abilities:
- Must have proficiency in Accounting and Payroll software
- Must have previous knowledge of payroll processing and payroll tax compliance, including the implementation of payroll best practices
- Excellent verbal and written communication skills for effective interaction with vendors, employees, and customers
- Strong organizational skills to ensure accuracy in financial transactions and compliance with policies
- Ability to identify issues, develop solutions, and improve financial processes
- Proficient in Google Suite, Microsoft Office, Outlook, and Teams
- Experience in client services, enhancing customer satisfaction, and resolving billing issues
- Ensure adherence to financial policies and compliance requirements
- Self-driven approach with a focus on process improvement and achieving results
- Must have proficiency in the English language
- Accounts Payable: Accurately record vendor payments in accounting software; Manage invoice approvals and processing workflows; maintain strong vendor relationships and resolve payment issues; Conduct weekly payment runs and update records; Process employee expense reimbursements in compliance with policies; Onboard new vendors and complete necessary documentation; Assist with the annual audit by ensuring accurate financial records
- Accounts Receivable: Manage and accurately record all incoming payments; Follow up on outstanding invoices for timely collections; Ensure correct revenue recording in accounting software; Handle manual invoicing as needed; Manage customer interactions regarding refunds and chargebacks; Apply discounts and process various payment methods accurately; Oversee customer invoice collections and follow up on balances; Manage customer invoicing inquiries.
- Payroll: Ensure accurate weekly payroll processing for all team members; Administer finance-related functions in ADP HRIS; Serve as point-person for payroll processing; Reconcile employee benefit invoices with HRIS records; Maintain compliance with various reporting and claims processes; Ensure payroll tax compliance and timely filings; process weekly 401k funding with 3rd party vendor
Education: A Bachelor’s degree in Finance, Accounting, Business Administration, or a related field required
Experience: 3-5 years of experience in finance or accounting, with a strong focus on accounts payable, payroll, and accounts receivable
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.