Legal Billing Specialist NUMÉRO DE POSTE: 415219
Client: Law Firm
Role: A/R Specialist/Billing Coordinator
Salary: $60,000-$65,000
5 days a week onsite
Location: Woodbury, New York
***Must have legal/law firm experience
Responsibilities:
The Accounts Receivable Specialist will utilize their knowledge to identify and allocate client payments and ensure that all payments are posted and distributed accurately within required time frames while conforming to all applicable internal controls.
Responsibilities and Duties:
- Process all electronic and manual payment receipt transactions and post complex payment and contractual adjustments to customer accounts.
- Reconcile daily bank deposits including all cash transactions and credit/debit card payments.
- Download, post, and reconcile electronic remittance files and work with the billing and collections representatives to resolve posting problems.
- Maintain a strong knowledge regarding application of all customer payment types and conditions as they relate to collections and payment terms.
- Process and accurately apply all incoming payments for all customer accounts from various sources including client checks, credit cards, Lockbox, Wires and ACH’s into the accounting system.
- Identify and communicate discrepancies in payments received with various departments, billing attorneys, and management.
- Download, review, reconcile, and post all lockbox payments on a current and daily basis.
- Maintain and update all customer ACH information, invoices all NSF rejects, and ensures communication to collections department.
- Perform reconciliation of daily deposits to all postings.
- Research unidentified payments for proper posting.
- Responsible for processing credit card payments or refunds as assigned.
- Monitor, respond, or forward inquiries related to all payment questions via email in a timely and professional manner.
- Provide quality and professional customer service to all clients.
- Process write offs.
- Additional tasks as assigned by management.
Qualifications
- Associate degree in Finance or Accounting preferred
- Prior experience in accounts receivables and cash applications
- Perform periodic audits of the general ledger
- Ability to multitask and manage time amid multiple deadlines
- Ability to manage high volume data entry
- Intermediate Excel Skills
- Excellent verbal and written communication skills
- Autonomous, reliable, detail oriented, well organized and accurate, can work with minimal supervision
- Law Firm experience a plus
- Coyote Analytics experience a plus
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.