Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 415087
Client: Internationally Known Non-profit Organization
Role: Temporary Executive Assistant
Pay Rate: $40/hr - $45/hr
Location: Midtown, Manhattan (*Hybrid Schedule - 3 days a week in office*)
Duration: 3 months with the opportunity to extend based on performance!
Job Description:
Executive Support:
• Completes a broad variety of administrative tasks for the President & CEO and Executive Leadership Team including managing an extremely active calendar of appointments; completing expense reports; composing and preparing correspondence that is sometimes confidential; arranging travel plans, itineraries, and agendas; and compiling documents for meetings
• Plans, coordinates, and ensures the President & CEO's schedule is followed and respected. Provides "gatekeeper" and "gateway" role, ensuring appropriate access to the President & CEO's time and office
• Provides a bridge for smooth communication between the President's Office and internal departments; demonstrating leadership to maintain credibility, trust and support with senior management staff
• Works closely and effectively with the President & CEO to keep her well informed of upcoming commitments and responsibilities, following up appropriately. Acts as a confidant, having a sense for the issues taking place in the environment and keeping the President & CEO updated
• Provides leadership to build relationships crucial to the success of the organization, and manages a variety of special projects for the President & CEO, some of which may have organizational impact
• Successfully completes critical aspects of deliverables with a hands-on approach, including drafting acknowledgement letters, personal correspondence, and other tasks that facilitate the President & CEO's ability to effectively lead the organization
• Handles matters expeditiously, proactively, and follows-through on assignments to successful completion, often with deadline pressures
Board Support and Liaison:
• Serves as the President & CEO's administrative liaison to Board of Directors
• Assists Board members with meeting scheduling with the President & CEO, and other supports as needed
• Maintains discretion and confidentiality in relationships with all Board members
Executive Leadership Team Liaison:
• Participates as an adjunct member of the Executive Team including assisting in scheduling meetings and attending meetings as requested by the President & CEO
• Assists in coordinating the logistics and agenda of senior management team meetings and off-sites, and all- staff meetings
Communications, Partnerships, and Outreach:
• Ensures that the President & CEO’s bio is kept updated and responds to requests for materials regarding the President & CEO, and the organization in general
• As requested, edits and completes first drafts for written communications to external stake holders
Strategic Initiatives:
• Works with the Strategic Initiatives team in coordinating the President & CEO’s outreach activities
• Follows up on contacts made by the President & CEO and supports the cultivation of ongoing relationships
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.