Logistics Administrator NUMÉRO DE POSTE: 412145
Vaco has partnered with a company that is looking for a Logistics Administrative Assistant that has experience in Net Suite and EDI, as well as light billing and accounting experience.
Job Overview:
Administrative assistants perform general clerical tasks, generally on behalf of a leader in the organization. If you are highly motivated and organized then this might just be the job for you. Day-to-day life as an administrative assistant includes basic accounting, assist with logistic duties, EDI/data entry/billing, answering phone, filing, and other duties as assigned.
Job Duties and Responsibilities
Accounting/ EDI
- Utilize basic accounting knowledge to handle payments from customers within our EDI program
- Assist with invoicing of orders to multiple companies
Logistics
Assist with the following:
- Log orders and update order log
- Send out Order Log
- Print packing Slips for each order
- Print Waves for the picking ticket
- Print Labels as needed for the Order Clerk
- Print BOMs for Work Orders/Assemblies in NS
- Process Work Orders/Assemblies in NS once built.
- Process fulfillments in all NS
- Set up orders for LTL shipping.
- Preparing paperwork
- Label pallets
- Print packing slips
- Work with Dedicated on daily/weekly schedules of Dedicated loads
- Prepare paperwork.
- Print packing slips
- Create BOL’s
- Keep Label bins replenished.
- Advise when an order/Printing is required.
- Keep supplies readily available for order clerks i.e., copy paper, black markers, pens, etc.
- Handle paperwork from Order Clerk for discrepancies of item quantities, location, and etc. Bring them to the Warehouse Manager for research and confirmation.
- Assist Will Call customers.
- Ensure the orders are ready and have someone load the materials for the customer.
- Get paperwork signed by drivers.
- Verify completion of all paperwork regarding orders and give to Billing each day.
- Process order Waves in NS once sales release orders
- Complete work order/build NS
- Count attendance for the warehouse staff and temps
- Complete Kit building spreadsheet.
- Send to Manager daily
- Call the customer service receiving department to schedule delivery appointments when necessary.
- Assist with online orders and EDI.
- Other duties as assigned.
Requirements and Qualification:
- High School diploma or GED certificate
- Work experience in logistics or similar role
- Must have EDI experience
- Basic accounting knowledge
- Experience with Data Entry & Billing
- Excellent organizational and time-management skills
- Good communication skills
- Experience with Microsoft Office, Word, and Excel
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.