Account Representative (Collections) NUMÉRO DE POSTE: 408188
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Principle Duties and Responsibilities
- Perform timely monitoring of open rent reports (weekly) and open accounts receivable report (monthly) to determine tenant lapse in payments for rent, common area maintenance (CAM), taxes, utilities, etc. Review tenant billing and payment history and update tenant lease payment records.
- Contact current tenants who are behind in lease payments to collect on overdue funds related to rents, ancillary charges, taxes, etc. Discuss status, negotiate re-payment plans. Perform computer input into Outlook, AS400 of notes taken and information provided in discussion with tenants. On a timely basis, review appropriate reports regarding payments agreed to by tenants or review scanned check system to identify if payment has been made. Coordinate, update and maintain tenant collection information in AS400.
- Review and respond to tenant inquiries involving calculations or discrepancies with leases. Review lease to confirm methodology conforms with the lease language. Research common area maintenance, utility bills and real estate tax bills and address concerns or discrepancies to tenants via written correspondence. Reconcile amount to be paid on tenant accounts. Provide historical payment data to tenants and revise tenant invoices when needed. Calculate appropriate billing and issue credits for open AR accounts where required based upon information provided by tenants as approved by management for incorrectly billed items and late charges assessed. Prepare correspondence and answer questions.
- Communicate with billing department and lease administration department to insure that changes made in payments/calculations are documented for future billings.
- Communicate with leasing agents and corporate counsel to determine action to be taken on past due accounts especially if tenants do not respond to or do not properly provide payments. Review account status of problem tenants with lease agents and management. Communicate with lease agents, management personnel, and company collections personnel regarding problems with payments, probable tenant claims of bankruptcy, resolution of problems, inability to find/contact tenants or any issues or concerns in proper payment. Participate in weekly default meetings to discuss account status.
- Place tenant accounts in default. Communicate with outside counsel to discuss status and to issue default and demand letters to tenants especially if advised by lease agents, or rent payment is 2 or more months behind or other terms of accounts are over 90 days behind. Follow up with tenants regarding default letters, monitor waiting period and advise lease agents, collections staff and management of status.
- Upon notification of tenant filing of bankruptcy, calculate and produce proof of claim report preparing costs involved in stages of bankruptcy per lease agreement including costs prior to bankruptcy (pre-petition), after bankruptcy is filed (administration) or costs incurred after rejection of lease (rejection damages). Provide information to collections paralegal.
- 2 years’ experience in account collections or a field related to accounting and customer service. Associates degree preferred.
- Excellent organizational and communication skills (written and verbal) with a high level of attention to detail and professionalism.
- Computer literate preferably in MS Word/Excel.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.