Office/Operations Manager NUMÉRO DE POSTE: 449405
Job Title: Office/Operations Manager
Non Profit
Location: Chelsea area (NYC)
Hybrid 3-4 days a week onsite
Contract to Hire
Payrate: $30/hr-$35/hr
****Must have Salesforce experience
Position Summary:
We are seeking a detail-oriented, proactive, and mission-driven Office/Operations Manager to support the daily administrative and operational needs of our growing nonprofit organization. This key role ensures smooth internal operations across HR, finance, and administrative functions, and plays a crucial part in fostering a supportive and service-minded workplace culture.
Key Responsibilities:
Grantee & Customer Support:
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Serve as a primary point of contact for grantees regarding reimbursement processes.
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Provide prompt, courteous, and solutions-oriented customer service to internal and external stakeholders.
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Champion a support-focused mindset aligned with the organization’s mission.
Human Resources & Administration:
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Track and manage PTO requests and approvals via Justworks.
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Maintain accurate employee records, assist with onboarding, and support recruitment processes (e.g., job description updates, interview coordination).
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Support internal performance management processes and ensure HR documentation is current and confidential.
Finance & Expense Management:
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Review and reconcile expense reports, verify receipts, and ensure accurate and timely reimbursement processing.
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Compile and distribute monthly financial reports to department leads; assist in interpreting and locating key financial data.
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Support financial tracking, audits, and internal documentation in coordination with the finance team.
Systems & Technology:
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Facilitate the implementation and adoption of new operational tools and software (e.g., Expensify for travel, Asana for task management, Slack for communication).
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Act as an internal resource for team adoption of digital tools, ensuring efficient usage across departments.
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Assist with submission processes through platforms such as Justworks and others as needed.
Qualifications:
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3 years of experience in office, operations, or administrative management, preferably in a nonprofit or mission-driven setting.
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Strong understanding of HR basics, expense management, and internal reporting processes.
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Highly organized with excellent attention to detail and follow-through.
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Technologically savvy and quick to learn new systems and tools.
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Effective communicator with a strong service orientation and team-first mindset.
Preferred Tools/Software Experience:
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Justworks
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Expensify
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Slack
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Asana or other project management tools
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.