Customer Service Specialist NUMÉRO DE POSTE: 449769
Location: Wright City, MO
Pay: $20-$25/hour BOE w/overtime as needed
In this highly visible role, you are responsible for supporting a world-class customer experience by being a passionate advocate for our customers, both internal and external. You are responsible for ensuring our custom products are delivered according to
our customers’ preferences, needs and schedule. You work in partnership with sales, production, finance and the entire supply chain team to manage the progress of orders through the organization. Working with the customer experience manager, you
will set and deliver customer expectations throughout the organization.
A successful Customer Service Specialist is well organized, has strong written and verbal communication skills and works well in an environment where priorities can change on a regular basis. Collaborating with internal partners will be paramount in achieving our customer experience objectives.
Essential Functions
Customer Support
- Daily outgoing calls to external customers to schedule, confirm, and re-confirm delivery dates, as well as confirming addresses, contact information and delivery requirements. Managed through daily Customer Activities.
- Handle customer complaints and concerns in a professional and timely manner, i.e. follow up on shipping errors, shortages etc. and refer shipping problems to transportation function.
- Enter claims/complaints and communicate those issues to the sales team respectively; ensuring customer concerns are quickly addressed.
- Use tact and diplomacy to navigate difficult situations and turn them into opportunities for superior customer service.
- Manage order payments when necessary and as required.
- Plan production schedules, monitor inventories, track progress of production, and review factors which affect schedules.
- Finalization of orders, Check Material, and creation of kits upon daily activity review (at least 3 times/day).
- Manage starts and releases; date changes; order splitting; shortages and respond quickly to changes in the production schedule.
- Manage the capacities of multiple production facilities ensuring orders are coming from the most cost advantaged location based on the needs of the customers.
- Identify shipping requirements as it relates to transportation equipment and delivery areas.
- Provide product and order information, such as in-stock availability, pricing, delivery expectations, etc. to customers and sales team.
- Maintain a working knowledge of customers, services, and products.
- Receive and ship confirm all direct orders.
- Manage any BOL/POD requests or internal processes set forth.
- Review and discuss with production branch managers: capacity, inventory, scheduling and challenges.
- Collaborate with other members of the customer service team, regarding order management needs and balancing branch capacities across the network.
- Collaborate daily with sales, finance, production and the supply chain team to ensure product and carrier availability can meet customers' needs.
- Collaborates daily with Branch manager and Production Team.
- Print and package production documents related to (pull tickets, load sheets and labels.)
- Willing to learn other job functions for branch and production coverage such as kitting, ship confirming, dispatch, material ordering, etc.
- Ability to function as interim within a facility when necessary for functions above.
- Ability to utilize EQ for manual order entry.
- Process basic quotes/take offs in EQ per customer requests.
- Upload EQ quotes into Oracle sales orders.
Position Requirements
Education:
- Associate degree preferred
- Minimum three (3) years of customer facing experience
- Supply chain experience is preferred
- Logistics experience highly preferred
- Strong soft skills with the ability of providing superior customer service
- Ability to work well in a team environment
- Ability to follow up with customers and colleagues in a timely manner
- Ability to complete tasks in a detailed manner, ensuring accuracy in all work before it’s completed
- Ability to make informed decisions with a sense of urgency
- Ability to form strong working relationships and communicate effectively within cross-functional internal customers
- Ability to handle multiple projects under limited supervision
- Demonstrated ability to work within the dynamic and evolving work cycle as it relates to the building products industry
- Data entry and computer skills in MS Windows environment; Proficient in Excel
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.