Administrative Assistant NUMÉRO DE POSTE: 450002
Role: Administrative Assistant
Payrate: $26/hr -$28/hr
3-6 month TEMP
Location: Midtown, NY (4 days a week onsite!)
Job Summary:
We are seeking a highly organized, proactive, and adaptable Administrative Assistant to provide dedicated support to the Head of Product Management, Head of Strategic Initiatives, and Deputy Chief Information Security Officer (CISO). This role requires exceptional communication and multitasking skills, discretion, and the ability to work effectively in a dynamic and fast-paced entertainment industry environment. The ideal candidate is a self-starter who thrives in supporting cross-functional leadership and sensitive projects across product development, strategic planning, and cybersecurity.
Key Responsibilities:
Executive Support:
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Manage calendars, schedule meetings, coordinate conference calls and video meetings across multiple time zones.
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Prepare and organize materials for meetings, presentations, and briefings.
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Handle travel arrangements, itineraries, and expense reports.
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Act as a gatekeeper for time and priorities, ensuring optimal daily workflow for each supported executive.
Communication & Coordination:
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Liaise with internal teams including Product, Security, Legal, Strategy, and IT to support collaborative initiatives.
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Draft, proofread, and manage communications, reports, memos, and presentations on behalf of the supported executives.
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Track and follow up on action items and project deadlines.
Administrative Operations:
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Maintain document management systems, filing, and data organization for strategic, product, and security-related documentation.
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Support coordination of off-sites, team events, workshops, and vendor engagements.
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Help manage departmental budgets, invoices, and procurement tracking as needed.
Qualifications:
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3 years of administrative or executive assistant experience, ideally supporting senior leadership in technology, strategy, or security.
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Experience in the entertainment industry or a high-paced creative/technical environment preferred.
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Proficient in Microsoft Office Suite, Google Workspace, and collaboration tools like Slack, Zoom, Confluence, and Asana/Trello.
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Exceptional organizational, written, and verbal communication skills.
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Demonstrated discretion in handling confidential information.
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Ability to anticipate needs, prioritize tasks, and pivot quickly in a dynamic setting.
Preferred Attributes:
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A strong interest in media, digital entertainment, or cybersecurity.
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Comfortable working in hybrid or remote team structures.
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A proactive mindset with a focus on continuous improvement and operational efficiency.
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Team player who enjoys being part of a mission-driven, creative, and innovative environment.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.