AP Specialist NUMÉRO DE POSTE: 450462

Queens, NY, US On-Site
1 18 février 2025
Business Services
Vaco
$ 60000.00 - 70000.00 yearly
direct hire
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Job Overview: 

The Accounts Payable Specialist will facilitate the processing of the company’s outgoing payments and maintain accurate financial records. This role will be key in processing invoices, verifying payment approvals, managing vendor accounts, and ensuring that all accounts payable transactions are completed promptly, accurately, and with an excellent customer service approach.  

Responsibilities:
•    Invoice Processing:
o    Review, code, and process incoming invoices.  
o    Verify that invoices match the appropriate work orders and receipts.  
o    Ensure accuracy in pricing, terms, and payment schedules. 
o    Ensure invoices are compliant with company policies and vendor agreements.
•    Payment Management:
o    Prepare and process payments, including checks, electronic payments, and ACH transfers.
o    Maintain vendor payment terms and schedules to ensure timely payments.
o    Monitor and reconcile vendor statements to resolve discrepancies.
o    Follow up on overdue accounts and communicate with vendors to facilitate payment.
•    Record Keeping:
o    Maintain organized records of all account's payable transactions.
o    Prepare and maintain reports on accounts payable activities.
o    Support audits by providing necessary documentation and information.
•    Vendor Relations:
o    Establish and maintain positive relationships with vendors.
o    Respond to vendor inquiries and resolve any issues related to payments or invoices.
•    Reconciliation:
o    Assist in month-end closing processes, including account reconciliations.
o    Collaborate with the accounting team to ensure accurate financial reporting.
•    Compliance: 
o    Ensure compliance with company policies and relevant regulations.
o    Assist in developing and improving accounts payable procedures.
•    Ad hoc:
o    Assist the Controller by providing accounts payable documentation during audits, as needed.

Qualifications and Competencies: 
•    A bachelor's degree in finance, Accounting, or a related field is preferred.
•    Minimum of 1-3 years of proven experience in Billing, Accounts Receivable, or Finance.
•    Demonstrated working knowledge of NetSuite or similar ERP systems and Microsoft Office Suite.
•    Knowledgeable about Accounts Payable portals such as Tipalti, COUPA, etc.
•    Strong analytical mindset – the ability to analyze and interpret data to draw accurate conclusions, prioritize work, and elevate concerns appropriately.
•    Must possess strong client relations skills, including active listening, professional demeanor, understanding, account knowledge, adaptability, and follow-through.
•    Must be highly organized with great attention to detail and a high standard for accuracy.
•    Exceptional communication skills, both verbal and written.
•    Excellent facilitation and interpersonal skills, with the ability to liaise positively with all levels of management.
•    Self-starter able to work with high urgency to meet deadlines.
 

Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

Avis : Égalité des chances en matière d’emploi

Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.

Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.

En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.

Avis de confidentialité

Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.

  • Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
  • Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
  • Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
  • Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
  • Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.

Avis sur la transparence salariale

La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :

  • les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
  • les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
  • l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
  • d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.

Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.

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