Bilingual Staffing Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 451959
Role: Bilingual Staffing Coordinator
Salary Range: $50,000-$60,000
Location: Long Island City, NY
Fully Onsite
Permanant position
MUST BE BILINGUAL
-Must have experience with Excel
6am-3pm / 9am-6pm – The schedule is pending confirmation but this person needs to be comfortable commuting to the office to work both schedules as they would serve as coverage for either shift during vacation time.
Job Overview:
The HR Dispatcher plays a key role in supporting both corporate and field operations by coordinating the assignment of janitorial replacement staff across various sites. This position also handles a variety of administrative responsibilities within the HR and Operations departments to ensure smooth staffing and workforce management.
Key Responsibilities:
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Answer and manage incoming calls on the main operations department line in a professional and courteous manner.
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Document all full-time employee absences (e.g., sick leave, personal days, and other types of leave) and extra labor requests. Promptly assign temporary replacement staff as needed.
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Communicate replacement assignments effectively and in a timely manner with field operations and, when necessary, with clients.
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Coordinate the exit process for terminated employees, including the collection of uniforms, ID cards, and other company property.
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Monitor and assess temporary staff performance and provide feedback on both positive and negative performance.
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Escalate labor or client concerns to the HR Supervisor or appropriate HR management when required.
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Create and maintain temporary contact lists using Microsoft Access.
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Investigate and resolve timekeeping discrepancies in collaboration with field teams and the payroll department.
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Track, log, and distribute employee paychecks on a weekly basis.
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Analyze payroll reports such as labor distribution and "active no hours" reports; conduct audits to ensure staffing accuracy and proper employee classifications.
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Process stop payment requests as needed.
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Collaborate with the payroll team to resolve payroll-related issues in accordance with organizational policies and compliance standards.
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Provide backup support for the operations department reception line as needed.
Qualifications and Competencies:
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High school diploma required; college degree in Human Resources or a related field is strongly preferred.
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Minimum of 2 years of administrative experience, preferably in HR or staffing.
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Fluency in Spanish is required.
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Strong verbal and written communication skills in English.
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Ability to manage multiple phone lines and perform well in a fast-paced environment.
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Strong teamwork skills with the ability to work independently.
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Proficiency in Microsoft Excel and other Microsoft Office Suite applications is required.
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Exceptional attention to detail and accuracy.
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Strong interpersonal and leadership skills with the ability to communicate effectively across all levels of the organization.
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Self-motivated, with a strong sense of urgency and the ability to perform well under pressure.
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Excellent organizational and time management skills, with the ability to prioritize tasks and escalate concerns appropriately.
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Previous experience in a unionized environment is a plus.
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Basic knowledge of HR policies and practices, including organizational development, compensation, benefits, talent acquisition, and operations, is preferred.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.