Administrative Assistant NUMÉRO DE POSTE: 453041
Job Title: Administrative Assistant (Front Desk), Contract Position Duration - 4 months
Location: Santa Rosa, CA
Hours: Full-time (40 hours/week – schedule to be confirmed with selected candidate)
Reports To: General Manager and Finance Manager
About the Role:
We’re looking for a capable and detail-oriented Administrative Assistant to join our client's team in Santa Rosa. This position sits at the front desk, but with minimal foot traffic, your primary focus will be supporting our internal operations. With two team members currently on extended leave, we’re seeking someone who can step in and help keep things running smoothly.
You'll be part of a collaborative administrative team of five, sharing responsibilities and supporting a busy office that includes around 15 field technicians and another 5–7 team members working on-site daily. Over time, you’ll take on timecard-related duties, but that will not be your primary responsibility to start.
What You’ll Be Doing:
As our Administrative Assistant, your role will be varied and vital to our day-to-day operations. Responsibilities include:
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Invoicing & Billing Support
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Prepare and send customer invoices based on job cards, proposals, timecards, and purchase orders.
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Communicate with field staff to clarify any discrepancies.
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Include promotional materials with invoices as needed.
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Complete over-the-counter sales when directed.
Vendor & Purchase Order Processing
Match vendor tags to purchase orders, verify pricing, and update information as necessary.
Follow-Up Communication
Contact customers to confirm invoice receipt and check on payment status.
Maintain up-to-date customer contact information in our office software.
Track follow-up activities and communicate with the GM and Finance Manager regarding payment status or issues.
Filing & Documentation
Create and organize folders for completed jobs.
Perform general office filing and document management.
Timecard Processing (to be added in time)
Review and input timecards into Excel for payroll processing.
Assign proper workers comp codes and archive timecards in PDF format.
Other Office Support Duties
Greet occasional visitors and direct them to the appropriate contact.
Answer and route incoming calls on the general office line.
Order and organize office supplies.
Keep key field documents printed and available for staff.
Update pricing and part information in our software.
Support miscellaneous admin projects that require organization and follow-through.
What We’re Looking For:
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Strong ability to work independently and manage multiple tasks in a small office setting.
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Comfortable asking questions when needed, but proactive and ready to take ownership of tasks.
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Proficiency in Microsoft Office, especially Word, Excel, and Outlook.
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Organized, detail-oriented, and efficient with follow-through.
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Experience in construction, plumbing, or other service-based industries is a big plus.
Why Join Us?
You’ll be stepping into a supportive and collaborative environment with a team that values clear communication and shared success. They a small company, our work impacts a wide network, and they are proud of the quality and consistency we bring to our customers.
If you enjoy being a go-to person in the office, thrive in a structured yet flexible setting, and like being part of a hard-working, grounded team, this could be a great fit for you.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan.Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.