Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 454151
Location – Miami, FL
Compensation- $25-$35/hour
Position Purpose
The Executive Assistant provides high-level administrative support to the President & CEO of a leading nonprofit organization dedicated to supporting and mentoring youth. The dynamic nature of this role requires that the ideal candidate have exemplary time management skills and the ability to identify and anticipate the President & CEO’s needs. The Executive Assistant must interact seamlessly and with a. professional demeanor across a broad range of individuals including members of the Leadership Team, Board of Directors, and all staff. To perform this job successfully the individual is expected to handle highly sensitive and confidential financial, legal, personnel and institutional information while exercising professionalism and discretion.
Core Responsibilities:
- Calendar Management: Efficiently manage the President & CEO’s calendar, schedule appointment, arrange meetings, and coordinate travel arrangements to ensure the executive’s time is optimized.
- Communication: Serve as a primary point of contact for internal and external communications, including screening and responding to emails, phone calls, and other correspondence on behalf of the President & CEO.
- Meeting Coordination: Prepare meeting agendas, materials, and presentations for executive-level meetings and board meetings. Attend meetings, take minutes, and follow up on action items as necessary.
- Confidentiality: Handle sensitive and confidential information with discretion, ensuring utmost confidentiality in all matters pertaining to the executive office.
- Relationship Management: Build and maintain positive relationships with stakeholders, board members, staff donors, and external partners on behalf of the President & CEO.
- Project Support: Assist in various strategic projects and initiatives, including research, data analysis, and preparation of reports to support decision-making processes.
- Office Management: Oversee the smooth running of the executive office, including managing office supplies, equipment, and coordinating with IT and facilities departments.
- Travel Arrangements: Coordinate domestic and international travel logistics, including booking flights, accommodation, ground transportation, and preparing travel itineraries.
- Document Preparation: Prepare and review documents, reports, and presentations, ensuring accuracy and adherence to the organization’s branding and style guidelines.
- Budget Tracking: Assist in monitoring and tracking budgetary expenses for the executive office and special projects.
- Ad-hoc Tasks: Handle various ad-hoc tasks and assignments as directed by the President & CEO
Personal Qualities and Key Credentials:
- Bachelor’s degree in a relevant field (such as nonprofit management, business administrations, or communications) or equivalent experience.
- Proven experience as an Executive Assistant or similar role, preferably supporting C-Suite executives or senior management in the nonprofit sector.
- Excellent communication and interpersonal skills
- Exceptional organizational and time management abilities.
- Strong attention to detail and accuracy
- Ability to multitask and prioritize effectively in a fast-paced environment.
- Excellent writing, editing, and proofreading abilities, with attention to detail.
- Proficiency in office software tools, Microsoft Office Suite and other relevant applications
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.