Payroll Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 455176
Position Summary
We are seeking a detail-oriented and proactive Payroll Coordinator to join our dynamic finance team. The successful candidate will demonstrate exceptional communication skills—both written and verbal—and possess the ability to anticipate and resolve issues efficiently. This role requires a high level of organization, accuracy, and the ability to multitask in a fast-paced environment while processing payroll for 1,000-1,500 employees per pay cycle.
Key Responsibilities
Core Payroll Processing
- Process domestic payroll for 1,000-1,500 employees per pay cycle, including expatriates on split pay and consultants
- Review overtime schedules and upload to ADP database
- Calculate pro-rated salaries for new hires, terminations, and employees on leave
- Maintain comprehensive files for employee banking information, tax forms, and payroll backup documentation
Data Management & Quality Assurance
- Audit data changes in payroll output reports and research system errors
- Make necessary corrections in payroll database to ensure accuracy
- Review payroll status reports and manage scheduled and retroactive payroll deductions
- Run interface files to import and export data between HR, Payroll, and Benefits systems
Reporting & Communication
- Prepare payroll funding schedules for Treasury department
- Distribute payroll reports to Accounting and Pension Coordinator
- Process and upload General Ledger output files to accounting system
- Respond to payroll inquiries from Office Administrators and Department Managers
- Communicate with HR and Benefits teams as required
Process Improvement & Documentation
- Develop and implement Standard Operating Procedures (SOPs) for payroll processes
- Handle non-traditional responsibilities including data processes and one-time payments
- Support new hire onboarding processes
- Contribute to team efficiency and process optimization initiatives
Required Qualifications
- 3-5 years of payroll processing experience with high-volume payroll (1,000 employees preferred)
- ADP systems experience required (any level acceptable - we provide additional training)
- Advanced Microsoft Excel proficiency (pivot tables, VLOOKUP, formulas, data analysis)
- Proficiency in Microsoft Word and Outlook
- Strong written and verbal communication skills with ability to explain payroll procedures to management
- Excellent reading comprehension and attention to detail
- Ability to work independently and collaboratively in a team environment
- Strong ethical standards and high level of personal and professional integrity
- Flexibility to work overtime during payroll processing weeks and quarterly/year-end deadlines with minimal advance notice
Preferred Qualifications
- Experience with ADP Vantage HCM, iReports, ADP Reporting, and ADP GL
- Kronos Time & Attendance System experience
- Workday experience (we are transitioning to this platform)
- Accounting background or coursework
- Experience developing SOPs and process documentation
- Previous experience in a professional services or multi-location environment
Work Environment
- Hybrid schedule: Tuesday through Thursday in-office, with flexibility for remote work on Mondays and Fridays
- Collaborative team environment with 1 manager and 1 fellow payroll specialist
- Supportive training environment - you will not be expected to work independently without proper guidance and support
- Fast-paced, deadline-driven environment with opportunities for professional growth
What We Offer
- Opportunity to work with a global, diverse team
- Professional development and training opportunities
- Hybrid work flexibility
- Chance to contribute to process improvement and documentation initiatives
- Supportive team structure with mentorship and guidance
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.