Executive/Personal Assistant NUMÉRO DE POSTE: 457986
Position Title: Executive Assistant to the CEO (with Project Management/Personal Assistant Focus)
Location: Westlake Village, CA (Hybrid – 3 days onsite)
Compensation: $110,000 – $125,000
Type: Direct Hire
About the Company
Our client is an innovative and growing company in the retail tech space. As the organization expands its U.S. presence, the CEO is seeking a highly capable Executive Assistant to serve as a trusted partner. This role blends executive support, personal assistance, and project management — ideal for a proactive, tech-savvy professional who thrives in dynamic, fast-paced environments.
About the Role
This position is a true hybrid between Executive Assistant, Personal Assistant, and Project Manager. The CEO views most responsibilities as projects, so this role requires someone who can manage priorities, drive initiatives forward, and provide seamless support across both business and personal needs. The ideal candidate will be highly organized, technically skilled, and able to anticipate and solve problems with little handholding. Candidates must be local to the Westlake Village area.
Key Responsibilities
- Provide high-level executive support, including calendar management, meeting scheduling, and proactive communication on behalf of the CEO
- Take ownership of meeting documentation — capturing accurate minutes, tracking action items, and ensuring follow-through across stakeholders
- Act as a project manager for both business and personal initiatives, including office setup, vendor coordination, and household or renovation projects
- Research and coordinate with vendors, service providers, and external partners to keep projects on track
- Manage travel arrangements, itineraries, and logistics for the CEO
- Serve as a gatekeeper, filtering access and communication to ensure the CEO’s time is protected and priorities remain on track
- Leverage technology and AI tools to streamline tasks, reporting, and daily operations
- Provide personal assistance as needed, including errands, household coordination, and schedule management
- Anticipate needs, troubleshoot challenges, and proactively resolve issues before they reach the CEO
What You Bring
- 10 years of experience as a career Executive Assistant supporting a CEO or senior executive
- Strong project management skills, with proven success leading projects such as office moves, system implementations, or vendor management
- Highly tech-savvy, with proficiency in Microsoft Office Suite and comfort with AI tools and emerging technologies
- Exceptional written and verbal communication, with strong note-taking and documentation skills
- Ability to work independently, take initiative, and anticipate executive needs without constant direction
- Professional, discreet, and able to handle sensitive information with integrity
- Must be local to the Westlake Village area with the flexibility to work a hybrid schedule and run errands as needed
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.