Senior Accounts Receivable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 458157
Position Overview: We’re partnering with a growing construction firm seeking a detail-oriented Accounts Receivable Specialist to lead the AR & Collections process. This individual will own the end-to-end receivables process- from accurate invoicing to timely collection of large-dollar invoices. The ideal candidate is a strong communicator, both with customers and internal teams, and thrives in a fast-paced, collaborative environment. This role requires a professional who is execution-focused, organized and committed to driving results while maintaining strong relationships with clients and colleagues.
Key Responsibilities:
- Invoicing & Client Correspondence:
- Prepare and issue accurate and timely invoices to customers.
- Coordinate with the Project Admin team to ensure all required supplemental documentation is included with invoices.
- Maintain and manage all client files related to setup, payment structure, billing requirements, and any other applicable data points.
- Regularly communicate with customers via phone, email, or in person to resolve payment issues, answer billing questions, and provide necessary documentation.
- Accounts Management & Collections:
- Monitor and reconcile customer accounts, ensuring payments are applied correctly and discrepancies are resolved in a timely manner.
- Follow up on overdue accounts, generate and review aging reports to track outstanding balances, and initiate collection efforts such as sending reminders and negotiating payment plans, while protecting company cash flow.
- Partner with operations, sales and project teams to clarify billing details and resolve issues quickly.
- Escalate overdue accounts appropriately while maintaining professionalism.
- Ensure compliance with relevant financial regulations and company policies in all accounts receivable activities.
- Reporting & Documentation:
- Maintain detailed and accurate records of invoices, payments, and customer interactions in the company’s financial systems.
- Manage and maintain all supporting documentation related to invoicing and payments in the company directory.
- Prepare and submit regular reports on receivables, including collection status, outstanding balances, and cash flow projections for management.
- Manage the company’s AR email inbox, ensuring all correspondence is responded to and organized effectively.
- Cash Forecasting & Reporting
- Prepare and maintain (daily) the weekly cash collection forecast aligned with company goals.
- Track actual collections versus forecast and provide variance explanations.
- Deposit checks for invoice payments and record payments for check deposits and ACH payments within the company’s accounting system.
- Highlight risks and opportunities that impact short-term and long-term cash flow.
- Provide updates to management on collection status, risks and trends.
- Contract Coordination:
- Review project contracts to understand billing requirements and ensure invoices are submitted correctly to prevent payment delays.
- Coordinate with relevant teams to ensure compliance with contract terms and billing accuracy.
- Process Ownership & Improvement
- Manage AR lifecycle from billing through collection.
- Monitor accounts to identify delinquent payments and recommend solutions.
- Contribute to process improvements that enhance efficiency, accuracy and cash velocity.
- Perform other duties as assigned related to accounts receivable and financial management.
Qualifications:
- Minimum of 7 years of Accounts Receivable, billing and collections experience (construction or project-based industry preferred).
- Demonstrated ability to manage multiple accounts and maintain accuracy while handling a high volume of transactions.
- Strong communication skills, with the ability to interact confidently with both internal teams and external clients.
- Proficiency in Microsoft Excel and experience with accounting software such as NetSuite; familiarity with Cityworks and Municipal pay apps is preferred.
- Experience working with municipalities and/or within the construction industry is a strong plus.
- Self-starter with strong time management and organizational skills.
- Ability to investigate and resolve billing discrepancies in a timely manner.
- Ability to manage multiple priorities, meet deadlines, and work independently while thriving in a team environment.
Desired Attributes
- Strong problem solving and negotiation skills
- Professional, customer-oriented approach with persistence in achieving results.
- Ownership mindset with accountability for outcomes.
Benefits:
- Competitive Compensation
- Health/ Dental/ Vision/ Life/ 401k matching
- Paid time off and company holidays
- Opportunities for professional development and growth
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.