Donation Processing Associate - 4 Month Contract NUMÉRO DE POSTE: 461777
- Process all incoming donations received via mail, wire transfer, online credit card, gifts of securities, gifts-in-kind, and third-party organizations in an accurate and timely manner.
- Ensure all required documentation is obtained and securely stored for each donation.
- Enter donor and gift data accurately into the donor database using appropriate gift codes to ensure compliance with donor restrictions.
- Alert the relevant internal teams if donation information is missing, inconsistent, or incomplete.
- Ensure all transactions comply with internal policies, procedures, tax regulations, and applicable charitable guidelines.
- Generate and distribute charitable tax receipts and acknowledgment letters in accordance with organizational standards.
- Maintain organized filing systems for donation records and ensure electronic copies are properly archived.
- Assist in reconciling donation data between the donor database and the financial system.
- Manage the continuity and integrity of tax receipt records, including control of numbering sequences and documentation of cancelled or replaced receipts.
- Update and maintain donor records as required to ensure accuracy and completeness.
- Prepare and process bank deposits, including online transactions.
- Handle one-time credit card donations and address declined or expired payment issues in coordination with relevant teams.
- Contribute to the development and refinement of internal business rules and procedures related to finance and operations.
- Respond to internal and external inquiries related to donations, receipts, and donor information in a professional and service-oriented manner.
About You
- Completion of a college diploma or university degree.
- Minimum of 2 years of relevant experience in donation processing, gift administration, or a related role (an equivalent combination of education and experience may be considered).
- Proficiency with donor database management systems (e.g., Raiser’s Edge or similar).
- Strong computer skills, including Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).
- Understanding of basic accounting or bookkeeping principles is an asset.
- Excellent attention to detail, organizational, and time management skills.
- Strong interpersonal and communication abilities, with discretion in handling confidential donor information.
- Demonstrated ability to provide excellent customer service and manage sensitive donor interactions effectively.
Pay Range
$20 - $23 / hour
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote #461777.
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.