Payroll Assistant - 18 Month Contract NUMÉRO DE POSTE: 462091
About the Opportunity
Payroll Administration
- Assists the Payroll Administrator and Manager with all payroll-related tasks; ensures employee pay rates and pay retroactivity are accurate and processed on a timely basis.
- Ensures payroll deadlines are met, and information is submitted in a timely manner so that employees receive their pay and penalties are avoided.
- Processes correction forms and makes any necessary adjustments to payroll.
- Assists with and oversees payroll audit and CRA correspondence, as needed.
- Provides information required to complete payroll-related forms and remittances including Employer’s Confirmation of Income (OCF-2) and Long-Term Disability forms.
- Ensures all necessary banking/tax information received every pay period are processed in the payroll system.
- Assists employees with any pay-related inquiries/tickets.
- Provides payroll provider with updated banking information, tax forms, and any additional information requested.
- Resolves employee questions and concerns regarding their pay through investigation of payroll documents and other relevant data.
General Administration
- Prepares ad hoc reports and cheque requisitions which have been requested/approved by manager.
- Provides assistance to Accounting, recording and reconciling monthly Loblaws statement receipts.
- Assists Manager with other finance-related matters as required.
- Monitors and track employees contacting payroll to continue their benefits on leave; provides updates to Human Resources as necessary.
- Provides assistance to employees encountering difficulties accessing their pay statements from software.
KEY RELATIONSHIPS
- Staff: Processes payroll and exceptions; responds to inquiries from employees regarding their pay.
- Payroll Provider: Ensures payroll is processed accurately and in a timely manner; communicates regarding any issues or problems so they can be resolved.
About You
Education & Training
- College diploma in Business Administration, Human Resources, or a related discipline.
- Experience
- Minimum 1 – 3 years of previous experience running full-cycle payroll
Technical Skills & Knowledge
- Intermediate knowledge of computer software such as Microsoft Office (e.g., Word, Excel, Outlook).
- Basic level of knowledge of payroll systems
- Strong customer service skills.
- Demonstrated ability to work in a fast-paced environment.
- Strong data entry and problem-solving skills.
- Detail oriented and meticulous.
Working Hours & Work Environment
- Position requires occasional work hours (evenings and weekends) outside the standard Monday to Friday work week on an as-needed basis.
- Extensive computer and telephone use.
Sensory and Physical Effort
- Occasional moderate sensory demands (e.g., data entry, investigating payroll errors, processing and checking correction forms).
- Occasional moderate physical demands (e.g., extensive keyboarding, archiving large volume of financial documents, shredding documents)
Salary Range
$24 - $25 per hour
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote # 462091
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.