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Accounts Payable Clerk NUMÉRO DE POSTE: 474152

Commerce, GA, US On-Site
Transportation and Warehousing
Vaco
$ 23.00 - 25.00 hourly
contract-to-hire
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Vaco is hiring for an Accounts Payable Clerk
This is a part-time role (about 25/hours a week)- For example, 9-2pm or 10-3pm would work well.  We can also accommodate someone who can work 3-4 days and longer hours.
Location: Jacksonville, FL
Compensation: $23-$25/hour

Main Duties and Responsibilities:
  • Enter / Load invoices into the accounting system
  • Process invoice approvals in accordance with company policies and approval workflows 
  • Prepare and process check runs, ACH/electronic payments and wire transfers
  • Prepare and submit positive pay files
  • Document and onboard new vendors
  • Reconcile vendor statements to the vendor accounts in payables
  • Communicate with vendors regarding payment discrepancies or resolve issues 
  • Maintain and count petty cash (occasional trips to the bank)
  • File, sort and mail tax returns
  • Provide support and back up to contracted driver and third-party carrier settlements
  • Assist with month end close 
Non-Essential Duties and Responsibilities:
  • Assists the Company in any necessary duties to achieve Company goals.
  • Performs other related duties as assigned.

Skills and Qualifications:
Core Skills
  • Data entry and accuracy: fast, careful input of invoice data into the accounting system with minimal errors.
  • Basic accounting knowledge: understanding of debits/credits, vendors, invoices, payments, and general ledger basics.
  • Invoice processing: ability to review invoices for accuracy and code to the correct GL account.
  • Vendor management: maintain vendor records, respond to basic vendor inquiries, and track outstanding invoices.
  • Payment processing: familiarity with issuing payments (checks, ACH, wires) and understanding payment terms.
  • Reconciliation basics: assist with reconciling AP sub-ledger to the GL and resolving discrepancies.
  • Excel proficiency: basic to intermediate skills (data entry, sorting, filtering, simple formulas).
  • Attention to detail: high level of accuracy in data entry and document handling.
  • Time management: ability to prioritize tasks and meet deadlines, especially during month-end.
  • Communication: clear written and verbal communication for internal inquiries and vendor questions.
  • Organization: strong file management and record-keeping practices.
Technical/Systems
  • Ability to learn company-specific systems quickly.
  • Document management: ability to scan, index, and file invoices and support documents.
  • Basic internal controls awareness: understanding of segregation of duties and common AP controls to prevent fraud.
  • Problem-solving: ability to identify discrepancies and escalate appropriately.
Soft Skills
  • Customer service mindset: courteous and professional when interacting with vendors and internal teams.
  • Adaptability: comfortable with changing processes and handling interruptions.
  • Integrity and confidentiality: handling sensitive financial information responsibly.
Education and Experience
  • Education: High school diploma or equivalent required.
  • Experience: 0–2 years in AP or related finance role.

Preferred
  • Associate degree in accounting or related field preferred.
  • Familiarity with accounting software: exposure to one or more AP modules (e.g., QuickBooks, NetSuite, SAP, Oracle, Dynamics).
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.

Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.

Avis : Égalité des chances en matière d’emploi

Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.

Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.

Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.

En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.

Avis de confidentialité

Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.

  • Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
  • Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
  • Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
  • Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
  • Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.

Avis sur la transparence salariale

La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :

  • les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
  • les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
  • l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
  • d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.

Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.

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Vaco LLC, ainsi que ses sociétés mères, filiales, affiliées et cessionnaires ("Société," "Nous" ou "Notre") sollicite votre consentement pour vous contacter par le biais de certains appels téléphoniques, courriels ou messages texte automatisés, compositions automatiques, préenregistrés ou autres, qui ne sont pas des urgences, conformément à la Loi sur la protection du consommateur en matière de télémarketing (TCPA), à la Loi sur le contrôle de l'envoi non sollicité de pornographie et de marketing (CAN-SPAM) et aux lois étatiques pertinentes.