Project Accountant NUMÉRO DE POSTE: 475081
About the Role
- A growing organization is seeking a Project Accountant to support project-level accounting, billing, and financial compliance. This role is responsible for monitoring project progress, preparing invoices, tracking receivables, and ensuring accurate documentation throughout the life cycle of active projects.
- The Project Accountant works closely with project managers, subcontractors, customers, and internal accounting teams to ensure timely billing, collections, and financial accuracy. This role is well-suited for someone detail-oriented who enjoys coordinating across teams and maintaining ownership of project files from setup through closeout.
- Prepare monthly customer invoice packages for all billable projects, including required supporting documentation
- Ensure billings, sales tax reports, lien waivers, releases of claims, and other required project documentation are accurate and submitted on time
- Understand and follow compliance requirements for assigned projects
- Issue large purchase orders by entering data into the accounting system and routing for execution
- Prepare and issue subcontract agreements, routing contracts for proper execution
- Audit subcontractor billings against contract terms and research discrepancies
- Enter subcontractor invoices for processing and approval and follow up on missing or incomplete documentation
- Prepare and track general contractor change orders, ensuring proper documentation, coding, submission, and record retention
- Serve as a point of contact for employees, vendors, and customers regarding billing, subcontracts, and change orders
- Build and maintain working relationships with project accountants and project managers
- Track outstanding receivables and perform collection outreach as needed
- Coordinate with cash receipts team members to resolve application variances
- Maintain organized billing files for all projects, including invoices, waivers, and related backup
- Provide administrative support such as preparing correspondence, reports, and forms
- Support special projects as assigned
- Provide periodic coverage for administrative or front-desk duties as needed
- Promote teamwork and collaborate effectively with coworkers
- Bachelor’s degree from an accredited four-year institution or equivalent combination of education and experience
- One to two years of accounting or project-related experience preferred
- Strong understanding of basic accounting and billing processes
- Ability to analyze data, research discrepancies, and resolve issues independently
- Strong written and verbal communication skills
- Proficiency with accounting systems and Microsoft Excel and Word
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines
- Strong analytical and problem-solving skills
- High attention to detail and accuracy
- Customer-service mindset with internal and external stakeholders
- Ability to adapt to changing priorities and project requirements
- Strong organizational and time-management skills
- Professionalism, reliability, and integrity
- Ability to work effectively both independently and in a team environment
- Office-based role
- Regular interaction with internal departments and external partners
- Occasional lifting of up to 25 pounds
- Standard business hours with flexibility as needed
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.