Sr. Client Accounts Specialist (x's 2) NUMÉRO DE POSTE: 481591
Our client is seeking a Senior Client Accounts Specialist to join their growing team. This individual will play a critical role in managing client relationships, driving collections efforts, and partnering with internal stakeholders to maximize account realization and reduce aged receivables. The ideal candidate is a proactive, customer-focused professional who thrives in a fast-paced environment, excels at building relationships, and possesses strong analytical and negotiation skills. Experience within a professional services or legal environment is highly preferred but not required.
Location: Tampa, FL (33610)
Type: Direct Hire
Compensation: $30-$37/hour
What You'll Be Doing:
- Serve as the primary liaison between clients, billing attorneys, and internal stakeholders to facilitate the timely resolution of outstanding payments and account issues.
- Manage a portfolio of accounts, including high-value receivables, aged invoices, credit balances, and unbilled inventory.
- Analyze account activity and develop effective collection strategies to improve cash flow and reduce delinquent balances.
- Communicate professionally with clients via phone, email, and written correspondence to resolve payment discrepancies and negotiate payment arrangements when necessary.
- Monitor and enforce adherence to agreed-upon payment plans and engagement terms.
- Prepare and present detailed reports for leadership, identifying collection risks, aging trends, and opportunities for improvement.
- Partner with attorneys, support staff, and firm leadership to promote best practices related to billing, collections, and client account management.
- Collaborate with cross-functional teams to identify and implement process improvements that enhance operational efficiency and collection performance.
- Provide guidance and support to new team members through training and knowledge sharing as needed.
- Deliver exceptional customer service while maintaining professionalism and fostering positive client relationships.
What We're Looking For:
- 5–7 years of experience in collections, client relations, and account management, preferably within a legal or professional services environment.
- Advanced Microsoft Excel skills, including experience with VLOOKUPs, XLOOKUPs, Pivot Tables, and data analysis/reporting.
- Solid understanding of accounting principles, financial reconciliation, billing, and collections processes.
- Experience developing and executing effective collection strategies.
- Excellent communication, negotiation, and relationship-building skills.
- Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities and deadlines.
- Proficiency with Microsoft Office Suite.
- A collaborative, customer-focused mindset with a high degree of professionalism and attention to detail.
Preferred Qualifications
- Bachelor's degree in Accounting, Finance, Business, or a related field.
- Prior experience as a Client Accounts Specialist within a law firm.
- Familiarity with legal eBilling platforms such as BillBlast or similar systems.
- Experience with legal collections and law firm billing practices.
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan. Additional disclaimer: Unless otherwise noted in the job description, the position Vaco/Highspring is filing for is occupied. Please note, however, that Vaco/Highspring is regularly asked to provide talent to other organizations. By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions. Submissions to this position are subject to the use of AI to perform preliminary candidate screenings, focused on ensuring minimum job requirements noted in the position are satisfied. Further assessment of candidates beyond this initial phase within Vaco/Highspring will be otherwise assessed by recruiters and hiring managers. Vaco/Highspring does not have knowledge of the tools used by its clients in making final hiring decisions and cannot opine on their use of AI products.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.