Marketing Assistant NUMÉRO DE POSTE: 421310
A well known medical manufacturing company is looking for a detail-oriented and proactive Administrative Support Coordinator to provide essential support to our marketing team. This role involves managing sales data, market trends, forecasts, account analyses, and new product information.
The Coordinator will handle expense reporting, IT requests, office supplies, and equipment management, along with other administrative tasks as needed.
Key Responsibilities:
- Deliver administrative support to management and team, including compiling and analyzing sales data, market trends, and forecasts.
- Manage expense reporting, IT requests, and office supply inventory.
- Assist in creating presentations and managing social media content calendars.
- Coordinate customer visits, group meetings, and events, including meals, entertainment, and marketing materials.
- Support meetings and trade shows by identifying and coordinating requirements, developing schedules, and establishing contacts.
- Make travel arrangements and schedule meetings as directed by management.
- Coordinate logistics for meetings, events, conventions, and workshops.
- Track and manage marketing samples, prototypes, and products.
- Serve as the initial point of contact for the department via email, phone, and fax, ensuring timely and accurate routing of communications.
- Maintain an orderly work environment, including the upkeep of marketing inventory, as part of the administrative team.
Essential Functions:
- Report directly to the Group Marketing Manager or other senior management as applicable.
- Follow management direction to complete tasks efficiently and support project goals.
- Prioritize work based on management input to align with marketing and sales objectives.
- Collaborate with cross-functional team members and support team-wide projects.
- Adhere to the annual budget for the cost center (OPEX).
- Perform physical tasks that may involve lifting objects over 25 pounds.
- Ensure compliance with legal and commercial activity regulations.
Basic Qualifications:
- Minimum of 2 years of relevant experience.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
- Strong writing, presentation, and communication skills.
- Excellent organizational abilities.
Desired/Preferred Qualifications:
- Experience as a Coordinator or Administrative Assistant is advantageous.
- Bachelor's degree is preferred.
If you are a motivated individual with a knack for organization and a passion for supporting team success, we encourage you to apply.
This is a long term temporary role. Local candidates only please.
$21-25/hr
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.