Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 426616
Vaco is working with several companies on accounts payable roles.
Position Overview:
The Accounts Payable (AP) Specialist/Clerk is responsible for processing invoices, managing vendor payments, and ensuring the accuracy of financial transactions. This role ensures that all payments are made in accordance with company policies and procedures and that transactions are properly documented for accounting purposes.
Key Potential Responsibilities:
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Invoice Processing:
- Receive, review, and verify invoices for accuracy and compliance with company policies.
- Match purchase orders to invoices and resolve discrepancies.
- Enter invoices into the accounting system and maintain appropriate records.
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Vendor Management:
- Establish and maintain relationships with vendors.
- Respond to vendor inquiries and resolve payment or billing issues.
- Ensure vendors are paid on time, according to terms.
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Payment Processing:
- Prepare and process electronic transfers, wire payments, and checks.
- Monitor accounts to ensure timely payments.
- Reconcile vendor statements and correct any discrepancies.
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Reconciliation:
- Reconcile the accounts payable ledger to ensure all bills and payments are accounted for.
- Assist with month-end closing by preparing reports and reconciliations.
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Expense Management:
- Monitor and process employee expense reports, ensuring adherence to company policies.
- Verify proper coding of expenses and resolve discrepancies.
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Compliance and Documentation:
- Maintain confidentiality of organizational information.
- Ensure proper documentation is attached to transactions for auditing purposes.
- Comply with internal controls, accounting policies, and regulatory requirements.
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Reporting:
- Assist in generating reports, such as aging reports, for management review.
- Provide support during audits and help gather required documentation.
Skills and Qualifications:
- Experience: 1-3 years of experience in accounts payable or a similar financial role.
- Technical Skills:
- Proficiency in accounting software (e.g., QuickBooks, SAP, Oracle) and Microsoft Office.
- Familiarity with ERP systems is a plus.
- Familiarity with Excel (lookups, pivot tables, etc.)
- Attention to Detail: Ability to accurately process and verify large volumes of transactions.
- Organizational Skills: Strong ability to prioritize tasks and meet deadlines.
- Communication Skills: Excellent written and verbal communication skills for interacting with vendors and internal stakeholders.
- Problem-Solving: Ability to identify discrepancies and take corrective actions swiftly.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.