Lease Administrator - 2+ Month Contract NUMÉRO DE POSTE: 426787
- Have thorough knowledge of leases and ancillary documents.
- Independently draft and administer various agreements, such as leases, ancillary documents, license agreements, notices, etc.
- Review tenant changes with Senior Manager.
- Negotiate agreements and add step-downs with assistance from Senior Manager, and independently consult with appropriate internal business units for non-legal issues.
- Have a thorough understanding of Microsoft Word and Adobe programs in order to respond to tenant’s counsel with landlord’s changes in redline, clean and compare in Word and PDF. Training can be made available.
- Proactively identify and mitigate risk/liability of landlord in leases, raising concerns with Senior Manager as and when necessary.
- On-board new properties with assistance from Senior Manager.
- Liaise and follow up with leasing manager’s or tenant’s broker/counsel/representative for status of agreements.
- Independently recommend and co-ordinate landlord execution of lease and ancillary documents, conduct credit/background checks on prospects as requested by leasing manager, making necessary updates and uploads as required. Training can be made available.
- Make regular updates to templates as required and approved by and under direction of Senior Manager, Leasing, National Services and/or Real Estate Management departments.
- Maintain document tracking sheet for all lease documentation.
- Create and maintain lease documentation file folders with various sub-folders for landlord and tenant versions.
- Assist in budget and re-forecast process.
- Check encumbrances to confirm that new tenant agreements are not conflicting with existing agreements.
- Complete ad hoc project work relating to lease administration duties as and when required.
- Upload corporate documents, annual filings and agreements in appropriate folders and subfolders in designated network drives.
- Assist in set up/formation/dissolution of appropriate entities relating to acquisitions/dispositions, working closely with Investments department, Finance department and external law firms.
- Manage compliance tracker and liaise with external law firms to ensure all annual registrations, business names, annual financials, resolutions and other corporate filings are completed, filed, maintained, etc.
- Assist with managing updates and record keeping on Officers and Directors of company entities, arranging for changes to be made as assignments are changed.
- Liaise with external law firms to update Director and Officer changes of company entities to ensure updates are properly filed, and update CRA accordingly.
- Complete ad hoc project work relating to corporate legal duties as and when required.
- 2 years of experience in a leasing or legal support role and/or lease documentation capacity within commercial real estate.
- Paralegal designation or law clerk experience preferred, but not required.
- Excellent knowledge of commercial leases and ability to draft lease language.
- Excellent attention to detail.
- Understanding of property and asset management preferred, including strong ability to read leases and various agreements and recite accordingly.
- Strong ability to interpret lease provisions and draft accordingly.
- Strong verbal and written communication skills with the ability to draft and explain legal, lease and corporate governance issues.
- Excellent listening, comprehension, interpretation, and execution skills required. Post secondary education is an asset.
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment and meet deadlines under pressure.
- Strong organizational and planning skills
- Ability to build solid, respectful, and collaborative relationships
- Ability to work independently but also as part of a team.
- Strong ability to independently draft high volume of agreements.
- Demonstrated strong technical competence in Microsoft Office applications including Word, Excel & PowerPoint and Adobe.
$24 - $25/hr
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please note that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote #426787.
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.