Bookkeeper NUMÉRO DE POSTE: 427772
Essential Functions:
- Keeps the books for the mission including accounts payable, accounts receivable, and general ledger transactions.
- Responsible for the preparation and processing of biweekly payroll; review and ensure accuracy of approved timesheets; track and deduct all garnishments and other special payroll deductions.
- Operate computers programmed with accounting software to record, store, and analyze financial information in accounting journals and ledgers.
- Check figures, postings, and documents for correct entry, mathematical accuracy, and proper codes.
- Reconcile monthly bank, credit card, and investment statements.
- Process all accounts payable transactions including bills and credit card charges, ensuring accuracy of each bill and proper classification.
- Work with Comptroller to produce financial statements and narrative.
- Posting and classification of the daily accounts receivable transactions, preparing deposit slips when needed.
- Debit, credit, and total accounts on computer spreadsheets and databases, using specialized accounting software.
- Provide training and guidance to junior staff members on accounting principles, practices, and procedures.
- Coordinate with auditors during annual audits and other financial reviews.
- Provide requested documentation, explanations, and support to facilitate the audit process and ensure timely completion.
- Manage workflow to ensure all payroll transactions are processed accurately and timely.
Reconcile payroll prior to transmission and validate confirmed reports.
Responsible for the coordination efforts between payroll, human resources, budget, and other departments to ensure proper flow and maintenance of employee data.
Handle the administration of the electronic timekeeping system, monitor
submissions of approved timesheets, ensure valid data transfers to/from payroll
service.
Create and maintain employee schedule templates in support of the Ministry.
Train employees and supervisors in the use of the Ministry’s HR & Payroll
- Associates degree or above in accounting or business is preferred.
- Experience with QuickBooks and Excel required.
- Minimum of two years accounting or bookkeeping experience including accounts payable, accounts receivable, payroll, general ledger and financial reports required.
- Knowledge of administrative and clerical procedures and systems such as word processing, managing files and records, designing forms, and other office procedures and terminology.
- Knowledge of mathematics, algebra, statistics, and their applications. Using mathematics to solve problems.
- Using logic and reasoning to identify the strengths and weaknesses of alternate solutions, conclusions or approaches to problems.
- Proficiency in Microsoft Windows, MS Office, and MS Outlook; Expert level Microsoft Excel skills.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.